# Panduan Administrasi Akademik Mahasiswa Menu **Mahasiswa** menyediakan berbagai fitur administrasi akademik yang digunakan untuk mengelola status mahasiswa selama masa studi, konversi nilai mahasiswa pindahan, pengaturan kampus dan jenis kelas, pengelolaan Kartu Tanda Mahasiswa (KTM), klasifikasi mahasiswa, instansi mahasiswa, serta rekapitulasi data mahasiswa. Pada artikel ini akan dibahas: * Aktivitas Kuliah * Konversi Nilai * Kampus & Jenis Kelas * Setting Kartu Mahasiswa * Klasifikasi Mahasiswa * Instansi Mahasiswa * Rekap Data Mahasiswa --- # Aktivitas Kuliah ### Apa fungsi menu Aktivitas Kuliah? Menu **Aktivitas Kuliah** digunakan untuk melihat, mengubah, dan mengelola status aktivitas mahasiswa pada setiap periode akademik. Melalui menu ini operator dapat: * Mengaktifkan status mahasiswa. * Mengubah status mahasiswa menjadi **Cuti**, **Nonaktif**, **Kampus Merdeka**, **Menunggu Uji Kompetensi**, atau **Double Degree**. * Menghapus data aktivitas kuliah mahasiswa apabila diperlukan. ![](https://crm.mataerdigital.com/rails/active_storage/blobs/redirect/eyJfcmFpbHMiOnsibWVzc2FnZSI6IkJBaHBBdTRCIiwiZXhwIjpudWxsLCJwdXIiOiJibG9iX2lkIn19--aadfdf00bebb5ddbafd87ed91566c382f22a7869/image.png) --- ### Bagaimana cara mengaktivasi status mahasiswa? 1. Masuk ke menu **Akademik → Mahasiswa → Aktivitas Kuliah**. 2. Tentukan: * Periode * Angkatan * Program Studi * Status Kuliah 3. Apabila hanya ingin mencari satu mahasiswa, masukkan **NIM**. 4. Pilih status yang akan diberikan kepada mahasiswa. 5. Centang pada kolom **Update**. 6. Klik **Aktivasi Status**. ![](https://crm.mataerdigital.com/rails/active_storage/blobs/redirect/eyJfcmFpbHMiOnsibWVzc2FnZSI6IkJBaHBBdThCIiwiZXhwIjpudWxsLCJwdXIiOiJibG9iX2lkIn19--a510ac37834e157ecb889eab824e42998fc88c5a/image.png) --- ### Bagaimana cara menghapus data Aktivitas Kuliah mahasiswa? 1. Masuk ke menu **Akademik → Mahasiswa → Aktivitas Kuliah**. 2. Tentukan filter atau masukkan **NIM** mahasiswa. 3. Pilih mahasiswa yang akan dihapus aktivitas kuliahnya. 4. Centang pada kolom **Hapus**. 5. Klik **Hapus**. ![](https://crm.mataerdigital.com/rails/active_storage/blobs/redirect/eyJfcmFpbHMiOnsibWVzc2FnZSI6IkJBaHBBdkFCIiwiZXhwIjpudWxsLCJwdXIiOiJibG9iX2lkIn19--d718c0b35c4dd7f20c7f7c0596b2d50b38412796/image.png) --- # Konversi Nilai ### Apa fungsi menu Konversi Nilai? Menu **Konversi Nilai** digunakan untuk mengelola konversi nilai mahasiswa pindahan. Operator dapat menambahkan konversi nilai secara satu per satu maupun secara massal menggunakan file CSV. --- ### Bagaimana cara menambahkan Konversi Nilai mahasiswa? 1. Masuk ke menu **Akademik → Mahasiswa → Konversi Nilai**. 2. Pilih **Angkatan** dan **Periode**. 3. Masukkan **NIM** mahasiswa. 4. Klik menu **Konversi Nilai**. 5. Pilih periode asal. 6. Masukkan: * Kode Mata Kuliah * Nilai dari perguruan tinggi asal * Nilai yang dikonversi 7. Klik **Tambah**. ![](https://crm.mataerdigital.com/rails/active_storage/blobs/redirect/eyJfcmFpbHMiOnsibWVzc2FnZSI6IkJBaHBBdkVCIiwiZXhwIjpudWxsLCJwdXIiOiJibG9iX2lkIn19--c0808c7bf919a0f40b79f4649e41e48f51220253/image.png) --- ### Bagaimana cara mengimpor Konversi Nilai secara massal? 1. Masuk ke menu **Akademik → Mahasiswa → Konversi Nilai → Impor Data**. 2. Unduh template CSV. 3. Lengkapi data sesuai format. 4. Unggah kembali file CSV. 5. Pilih karakter pemisah kolom (**;** atau **,**). 6. Klik **Proses**. ![](https://crm.mataerdigital.com/rails/active_storage/blobs/redirect/eyJfcmFpbHMiOnsibWVzc2FnZSI6IkJBaHBBdklCIiwiZXhwIjpudWxsLCJwdXIiOiJibG9iX2lkIn19--caa6f2bf1a4b937e2b83401d9c57994e61601d33/image.png) --- # Kampus & Jenis Kelas ### Apa fungsi menu Kampus & Jenis Kelas? Menu **Kampus & Jenis Kelas** digunakan untuk mengelola data kampus dan jenis kelas mahasiswa, termasuk apabila terdapat perpindahan kampus maupun perpindahan jenis kelas. ![](https://crm.mataerdigital.com/rails/active_storage/blobs/redirect/eyJfcmFpbHMiOnsibWVzc2FnZSI6IkJBaHBBdk1CIiwiZXhwIjpudWxsLCJwdXIiOiJibG9iX2lkIn19--0cdfcae75aa4dd4c60f1221a03bf9bbf5a1ee8bb/image.png) --- ### Bagaimana cara mengubah Kampus mahasiswa? 1. Masuk ke menu **Akademik → Mahasiswa → Kampus & Jenis Kelas**. 2. Pilih tab **Kampus**. 3. Tentukan filter sesuai kebutuhan. 4. Klik **Tampilkan**. 5. Klik ikon **Tambah**. 6. Tentukan Kampus dan Periode. 7. Klik **Tambah**. ![](https://crm.mataerdigital.com/rails/active_storage/blobs/redirect/eyJfcmFpbHMiOnsibWVzc2FnZSI6IkJBaHBBdlFCIiwiZXhwIjpudWxsLCJwdXIiOiJibG9iX2lkIn19--dfe15858969d0d6081c2f409a9f6cb247005ceea/image.png) --- ### Bagaimana cara menyalin data Kampus? 1. Pilih tab **Salin Kampus**. 2. Tentukan periode sumber. 3. Tentukan periode tujuan. 4. Klik **Salin**. ![](https://crm.mataerdigital.com/rails/active_storage/blobs/redirect/eyJfcmFpbHMiOnsibWVzc2FnZSI6IkJBaHBBdlVCIiwiZXhwIjpudWxsLCJwdXIiOiJibG9iX2lkIn19--85ce0255f73da68cbfef733edb898760bb063ccb/image.png) --- ### Bagaimana cara mengubah Jenis Kelas mahasiswa? 1. Masuk ke tab **Jenis Kelas**. 2. Tentukan filter pencarian. 3. Klik **Tampilkan**. 4. Klik ikon **Tambah**. 5. Tentukan Jenis Kelas dan Periode. 6. Klik **Tambah**. ![](https://crm.mataerdigital.com/rails/active_storage/blobs/redirect/eyJfcmFpbHMiOnsibWVzc2FnZSI6IkJBaHBBdllCIiwiZXhwIjpudWxsLCJwdXIiOiJibG9iX2lkIn19--ce710707636a57b46977659a073593d8aae2944a/image.png) --- ### Bagaimana cara menyalin Jenis Kelas? 1. Pilih tab **Salin Jenis Kelas**. 2. Tentukan periode sumber. 3. Tentukan periode tujuan. 4. Klik **Salin**. \ ![](https://crm.mataerdigital.com/rails/active_storage/blobs/redirect/eyJfcmFpbHMiOnsibWVzc2FnZSI6IkJBaHBBaVlDIiwiZXhwIjpudWxsLCJwdXIiOiJibG9iX2lkIn19--4b5ac2999d2b23ff9f05a94286697a3458015040/image.png) --- ### Bagaimana cara mengimpor data Kampus dan Jenis Kelas? 1. Masuk ke tab **Impor Jenis Kelas dan Kampus**. 2. Unduh template sesuai kebutuhan. 3. Isi data sesuai format. 4. Unggah kembali file CSV. 5. Tentukan karakter pemisah kolom (**;** atau **,**). 6. Klik **Proses**. ![](https://crm.mataerdigital.com/rails/active_storage/blobs/redirect/eyJfcmFpbHMiOnsibWVzc2FnZSI6IkJBaHBBaWdDIiwiZXhwIjpudWxsLCJwdXIiOiJibG9iX2lkIn19--80c307fd2b78352b9cc517986a72aeeac9ff149a/image.png) --- # Setting Kartu Mahasiswa ### Apa fungsi menu Setting Kartu? Menu **Setting Kartu** digunakan untuk mengatur tampilan **Kartu Tanda Mahasiswa (KTM)**, seperti: * Ukuran kartu. * Foto mahasiswa. * Barcode. * Header. * Data yang ditampilkan. * Isi kartu. * Latar belakang kartu. --- ### Bagaimana cara mengatur tampilan Kartu Mahasiswa? 1. Masuk ke menu **Akademik → Mahasiswa → Setting Kartu**. 2. Sesuaikan pengaturan kartu sesuai kebutuhan. 3. Simpan perubahan. --- ### Bagaimana cara memilih Template Kartu? Masuk ke menu **Akademik → Mahasiswa → Template Kartu**. Pada menu ini operator dapat: * Memilih template KTM. * Mengatur tanda tangan yang akan dicetak pada KTM. > **Catatan** > > Apabila perguruan tinggi memiliki desain KTM sendiri, penyesuaian template dapat diajukan kepada Tim SIAKAD. --- # Klasifikasi Mahasiswa ### Apa fungsi menu Klasifikasi Mahasiswa? Menu **Klasifikasi Mahasiswa** digunakan untuk menambahkan kategori atau klasifikasi mahasiswa yang belum tersedia pada sistem. --- ### Bagaimana cara menambahkan Klasifikasi Mahasiswa? 1. Masuk ke menu **Akademik → Mahasiswa → Klasifikasi Mahasiswa**. 2. Masukkan: * Kode Klasifikasi. * Nama Klasifikasi. 3. Klik **Tambah**. \ ![](https://crm.mataerdigital.com/rails/active_storage/blobs/redirect/eyJfcmFpbHMiOnsibWVzc2FnZSI6IkJBaHBBaWtDIiwiZXhwIjpudWxsLCJwdXIiOiJibG9iX2lkIn19--740d3ddea8e9d0e8b23b62627c88642df3c766f2/image.png) --- ### Bagaimana cara memperbarui Klasifikasi pada Data Mahasiswa? 1. Masuk ke menu **Data Mahasiswa**. 2. Cari mahasiswa berdasarkan NIM. 3. Klik **Update**. 4. Pilih klasifikasi yang sesuai. 5. Klik **Update**. \ ![](https://crm.mataerdigital.com/rails/active_storage/blobs/redirect/eyJfcmFpbHMiOnsibWVzc2FnZSI6IkJBaHBBaW9DIiwiZXhwIjpudWxsLCJwdXIiOiJibG9iX2lkIn19--7e516055f46ebe353110f95650ca16bf6e2e3ee3/image.png) --- ### Bagaimana jika banyak mahasiswa perlu diperbarui klasifikasinya? Apabila jumlah mahasiswa yang akan diperbarui cukup banyak, proses pembaruan dapat dibantu oleh **Tim Technical Support** dengan mengirimkan file Excel yang berisi **NIM** dan **Klasifikasi Mahasiswa**. --- # Instansi Mahasiswa ### Apa fungsi menu Instansi Mahasiswa? Menu **Instansi Mahasiswa** digunakan untuk mengelola data instansi atau perusahaan yang berkaitan dengan mahasiswa, misalnya perusahaan pemberi beasiswa atau mitra kerja sama perguruan tinggi. Data instansi dapat digunakan sebagai filter saat melakukan pencarian data mahasiswa. --- ### Bagaimana cara menambahkan Instansi Mahasiswa? 1. Masuk ke menu **Akademik → Mahasiswa → Instansi Mahasiswa**. 2. Pilih klasifikasi mahasiswa. 3. Masukkan: * Kode Instansi. * Nama Instansi. 4. Klik **Tambah**. ![](https://crm.mataerdigital.com/rails/active_storage/blobs/redirect/eyJfcmFpbHMiOnsibWVzc2FnZSI6IkJBaHBBaXdDIiwiZXhwIjpudWxsLCJwdXIiOiJibG9iX2lkIn19--87b162c5382bac0c3e8572f2b308453704cbb844/image.png) --- ### Bagaimana cara memperbarui Instansi pada Data Mahasiswa? 1. Masuk ke menu **Data Mahasiswa**. 2. Cari mahasiswa berdasarkan NIM. 3. Klik **Update**. 4. Pilih menu **Instansi**. 5. Tentukan instansi yang sesuai. 6. Klik **Update**. \ ![](https://crm.mataerdigital.com/rails/active_storage/blobs/redirect/eyJfcmFpbHMiOnsibWVzc2FnZSI6IkJBaHBBaTBDIiwiZXhwIjpudWxsLCJwdXIiOiJibG9iX2lkIn19--58f336843ad0206f2fc166eef11d5e769c6be1f2/image.png) --- # Rekap Data Mahasiswa ### Apa fungsi menu Rekap Data Mahasiswa? Menu **Rekap Data Mahasiswa** digunakan untuk melihat rekapitulasi data mahasiswa berdasarkan filter tertentu sehingga memudahkan proses analisis dan pelaporan. --- ### Bagaimana cara melihat Rekap Data Mahasiswa? 1. Masuk ke menu **Akademik → Mahasiswa → Rekap Data Mahasiswa**. 2. Tentukan pengelompokan **Baris**. \ ![](https://crm.mataerdigital.com/rails/active_storage/blobs/redirect/eyJfcmFpbHMiOnsibWVzc2FnZSI6IkJBaHBBaklDIiwiZXhwIjpudWxsLCJwdXIiOiJibG9iX2lkIn19--823bd2b30621a32cea29f7abb4679ce0b5685273/image.png) 3. Tentukan pengelompokan **Kolom**. \ ![](https://crm.mataerdigital.com/rails/active_storage/blobs/redirect/eyJfcmFpbHMiOnsibWVzc2FnZSI6IkJBaHBBakVDIiwiZXhwIjpudWxsLCJwdXIiOiJibG9iX2lkIn19--4a5643601dc984a3b1ddd8d3a4c0f0f679a59af6/image.png) 4. Pilih: * Program Studi * Angkatan * Status Mahasiswa 5. Klik **OK** untuk menampilkan rekap data. \ ![](https://crm.mataerdigital.com/rails/active_storage/blobs/redirect/eyJfcmFpbHMiOnsibWVzc2FnZSI6IkJBaHBBak1DIiwiZXhwIjpudWxsLCJwdXIiOiJibG9iX2lkIn19--1cac224a364eb3c1760de02b17424b4632a77bff/image.png)