.png)
Pengguna dalam sistem harus memiliki satu atau lebih peran (role). Peran menentukan apa yang dapat dilakukan oleh pengguna di dalam sistem. Seorang Author (Penulis) dapat mengirimkan naskah dan memiliki akses terbatas. Seorang Editor dapat mengelola naskah, sedangkan Journal Manager dapat mengonfigurasi pengaturan jurnal.
Satu pengguna dapat memiliki lebih dari satu peran, misalnya sebagai Journal Manager, Editor, dan Author dalam jurnal yang sama. OJS 3 menyediakan berbagai peran dengan tingkat hak akses yang berbeda-beda.
Pada halaman ini, Anda dapat melihat setiap peran beserta tahapan editorial yang dapat diakses oleh peran tersebut. Contoh yang baik adalah peran Copyeditor, yang hanya dapat mengakses tahap copyediting. Copyeditor tidak dapat berpindah ke tahap Review untuk melihat proses penelaahan sejawat (peer review). Menghapus centang pada suatu kotak akan menghilangkan akses ke tahap tersebut bagi pengguna yang memiliki peran tersebut. Lihat Bab 10 untuk informasi lebih lanjut mengenai berbagai tahapan editorial.
Mengedit Peran (Editing Roles)
Memilih panah biru di sebelah kiri nama peran akan menampilkan tautan Edit. Mengklik tautan tersebut akan membuka jendela pengeditan.
Permission Level (Tingkat Izin): Menunjukkan sejauh mana pengguna dengan peran tersebut dapat melakukan tindakan pada setiap tahap. Tingkat Journal Assistant memungkinkan pengguna berkomunikasi dengan pengguna lain serta mengunggah dan merevisi file.
Role Name (Nama Peran): Gunakan kolom ini untuk mengubah nama peran dengan mudah.
Abbreviation (Singkatan): Setiap peran harus memiliki singkatan yang unik.
Stage Assignment (Penugasan Tahap): Memungkinkan Anda menentukan tahap editorial mana yang dapat diakses oleh pengguna dengan peran tersebut.
Role Options (Opsi Peran): Gunakan kotak centang ini untuk menampilkan pengguna dengan peran tersebut dalam daftar kontributor (misalnya daftar penulis), serta menentukan apakah pengguna dapat mendaftarkan diri (self-register) untuk peran tersebut. Peran Author dan Reviewer merupakan kandidat yang baik untuk pendaftaran mandiri. Sebaliknya, Anda tidak disarankan mengizinkan pengguna mendaftarkan diri sebagai Journal Manager atau Editor.
Membuat Peran Baru (Creating New Roles)
Gunakan tautan Create New Roles untuk membuka jendela yang memungkinkan Anda membuat peran baru untuk jurnal Anda, termasuk menentukan tahap editorial yang dapat diakses dan tingkat izin yang dimiliki peran tersebut.
Setelah tombol Create New Role di pojok kanan atas kotak Current Roles dipilih, akan muncul jendela pop-up yang berisi formulir untuk membuat peran baru. Pada awalnya, yang wajib diisi hanyalah Permission Level (Tingkat Izin), Role Name (Nama Peran), dan Role Abbreviation (Singkatan Peran).
Tingkat izin merupakan keputusan yang paling penting saat membuat peran baru karena akan menentukan kemampuan pengguna dengan peran tersebut dalam mengubah situs jurnal, menyelesaikan berbagai tugas, serta menggunakan OJS 3 secara umum. Tingkat izin tidak dapat diubah setelah peran dibuat dan akan terkunci, kecuali peran tersebut dihapus lalu dibuat ulang.
Terdapat tujuh tingkat izin (permission roles) yang tersedia secara default dalam OJS 3:
● Journal Manager: Satu tingkat di bawah Site Administrator. Memiliki akses penuh ke bagian-bagian OJS 3 yang dibahas dalam panduan ini, termasuk mengubah proses submission, tampilan situs web, pengaturan workflow, mengelola pengguna dan peran, serta memberikan tugas kepada semua peran lainnya.
● Editor: Mengawasi proses review, penyuntingan, dan publikasi, tetapi tidak memiliki akses ke pengaturan situs web serta tidak dapat mengubah pengaturan workflow atau template/formulir.
● Assistant: Dapat berkomunikasi dengan pengguna lain serta mengunggah dan merevisi file.
● Author: Dapat mengirimkan naskah dan memantau perkembangan submission dengan masuk ke situs jurnal.
● Reviewer: Meninjau submission setelah diberi tugas review oleh Journal Manager atau Editor.
● Reader: Hanya dapat mengakses konten, tetapi tidak dapat mengedit apa pun atau mengakses fungsi administratif.
● Subscription Manager: Mengelola pengaturan akses situs dan pengaturan langganan jurnal.
Setelah tingkat izin ditentukan serta nama dan singkatan peran dibuat, Anda dapat menetapkan sementara tahapan editorial yang akan melibatkan peran baru tersebut. Kotak yang Anda centang pada bagian Stage Assignment akan menjadi tahapan yang dapat diaktifkan atau dinonaktifkan di sebelah kanan Role Name pada kotak Current Roles, dan pengaturannya dapat diubah kapan saja.
Terakhir, tersedia tiga Role Options. Pada bagian ini, Anda dapat menentukan apakah peran tersebut akan ditampilkan dalam daftar kontributor, serta memberikan dua izin khusus tambahan. Jika peran memiliki tingkat izin Journal Manager atau Editor, sebaiknya jangan mengizinkan pendaftaran mandiri (self-registration), karena pengguna anonim dapat mendaftar sebagai peran tersebut dan memperoleh akses administratif yang lebih besar dari yang seharusnya. Opsi terakhir pada bagian ini juga akan membatasi kemampuan peran baru, karena keputusan akhir tetap memerlukan peninjauan dan persetujuan dari seorang Editor atau Journal Manager.
