Panduan Pengelolaan Data Mahasiswa

Menu Mahasiswa digunakan untuk mengelola seluruh data mahasiswa pada SIAKAD, mulai dari melihat dashboard mahasiswa, menambahkan data mahasiswa, memperbarui biodata, login sebagai mahasiswa, mengelola password, menghapus data mahasiswa, hingga melakukan impor data mahasiswa secara massal.

Pada artikel ini akan dibahas:

• Dashboard Mahasiswa

• Data Mahasiswa

• Tambah Mahasiswa

• Cari Mahasiswa

• Login sebagai Mahasiswa

• Reset Password Mahasiswa

• Sinkronisasi Civitas

• Hapus Data Mahasiswa

• Impor Data Mahasiswa

---

Dashboard Mahasiswa

Apa fungsi Dashboard Mahasiswa?

Dashboard Mahasiswa digunakan untuk melihat rekapitulasi data mahasiswa berdasarkan status aktivitas maupun angkatan.

Melalui menu ini operator dapat melihat jumlah mahasiswa:

• Aktif

• Cuti

• Nonaktif

• Double Degree

• Kampus Merdeka

• Menunggu Uji Kompetensi

• Belum memiliki status

Selain itu laporan dapat dicetak maupun diekspor ke Excel.

---

Bagaimana cara melihat daftar mahasiswa berdasarkan status aktivitas?

Masuk ke menu:

Akademik → Mahasiswa → Dashboard → Status Aktivitas Per Angkatan

Tentukan:

• Periode

• Program Studi

• Status Aktivitas

Kemudian klik Tampilkan.

Apabila diperlukan, hasil pencarian dapat dicetak maupun diekspor ke Excel.

---

Data Mahasiswa

Apa fungsi menu Data Mahasiswa?

Menu Data Mahasiswa digunakan untuk menyimpan seluruh informasi mahasiswa secara digital, seperti:

• Program Studi

• Angkatan

• NIM

• Nama

• Biodata

• Alamat

• Status Kuliah

• Dosen Wali

• Dosen Pembimbing

• Judul Tugas Akhir

• dan informasi akademik lainnya.

---

Tambah Mahasiswa

Apa fungsi menu Tambah Mahasiswa?

Menu Tambah Mahasiswa digunakan untuk menambahkan mahasiswa baru yang belum terdaftar pada aplikasi SIAKAD.

---

Bagaimana cara menambahkan data Mahasiswa?

1. Masuk ke menu Akademik → Mahasiswa → Data Mahasiswa → Tambah Mahasiswa.

2. Lengkapi seluruh data mahasiswa.

3. Pastikan seluruh kolom bertanda (*) telah diisi.

4. Klik Simpan.

Video Panduan

---

Cari Mahasiswa

Apa fungsi menu Cari Mahasiswa?

Menu Cari Mahasiswa digunakan untuk mencari, melihat, serta memperbarui data mahasiswa yang telah terdaftar.

Melalui menu ini operator juga dapat:

• Cetak Data

• Cetak Lengkap

• Cetak Data PDDIKTI

• Form Kehadiran

• Kartu Mahasiswa

• Export Excel (XLSX)

---

Bagaimana cara mencari data Mahasiswa?

Gunakan filter pencarian yang tersedia atau langsung klik Tampilkan untuk menampilkan seluruh data mahasiswa.

---

Bagaimana cara mengubah data Mahasiswa?

Setelah data mahasiswa ditemukan:

1. Klik ikon Edit.

2. Lakukan perubahan data yang diperlukan.

3. Klik Update.

---

Bagaimana cara Login sebagai Mahasiswa?

Operator dapat masuk ke akun mahasiswa menggunakan fitur Login As.

Langkah-langkah:

1. Masuk ke menu Akademik → Mahasiswa → Data Mahasiswa → Cari Mahasiswa.

2. Masukkan NIM.

3. Klik Tampilkan.

4. Klik Login.

   
   

---

Reset Password Mahasiswa

Bagaimana cara mengubah password Mahasiswa?

Password mahasiswa dapat diubah dengan dua cara.

Melalui Data Mahasiswa

Digunakan apabila hanya akan mengubah password satu mahasiswa.

Masuk ke:

Akademik → Mahasiswa → Data Mahasiswa

Kemudian ubah password pada data mahasiswa yang dipilih.

Melalui Reset Password Mahasiswa

Digunakan apabila akan mereset password mahasiswa secara massal.

Masuk ke:

Sistem → Reset Password Mahasiswa

Password akan direset menggunakan NIK Mahasiswa sebagai password bawaan.

Video Panduan

---

Sinkronisasi Civitas

Apa fungsi menu Sinkronisasi Civitas?

Menu Sinkronisasi Civitas digunakan untuk melakukan sinkronisasi data mahasiswa dari SIAKAD ke aplikasi Civitas.

Catatan

Sinkronisasi dilakukan oleh Tim Technical Support SIAKAD. Apabila diperlukan, silakan menghubungi Tim Technical Support.

---

Hapus Data Mahasiswa

Bagaimana cara menghapus data Mahasiswa?

Apabila mahasiswa belum memiliki riwayat KRS maupun Keuangan, data dapat langsung dihapus melalui menu:

Akademik → Mahasiswa → Data Mahasiswa → Cari Mahasiswa

Kemudian pilih mahasiswa yang akan dihapus lalu klik Hapus.

---

Mengapa data mahasiswa tidak dapat dihapus?

Data mahasiswa tidak dapat dihapus apabila masih memiliki:

• Riwayat KRS.

• Riwayat Nilai.

• Riwayat Keuangan.

  

---

Bagaimana cara menghapus mahasiswa yang sudah memiliki KRS dan Keuangan?

Apabila mahasiswa telah memiliki riwayat akademik, lakukan penghapusan dengan urutan berikut:

1. Hapus seluruh data KRS pada setiap periode.

2. Apabila terdapat nilai, hapus terlebih dahulu seluruh Nilai Kuliah.

3. Hapus seluruh Tagihan dan Pembayaran mahasiswa.

4. Setelah seluruh riwayat terhapus, lakukan penghapusan data mahasiswa.

Video Panduan

Hapus KRS (Belum Ada Nilai)

Hapus KRS (Sudah Ada Nilai)

Hapus Data Keuangan

---

Impor Data Mahasiswa

Apa fungsi menu Impor Data Mahasiswa?

Menu Impor Data Mahasiswa digunakan untuk menambahkan data mahasiswa secara massal menggunakan template CSV yang telah disediakan oleh sistem.

---

Bagaimana cara mengimpor data Mahasiswa?

1. Masuk ke menu Akademik → Mahasiswa → Impor Data Mahasiswa.

2. Unduh template CSV.

3. Lengkapi data sesuai format.

4. Unggah kembali file CSV.

5. Pilih karakter pemisah kolom sesuai perangkat (; atau ,).

6. Klik Proses.