OJS ( open journal system)

Akun Pengguna (User Accounts)/ Gambaran umum (Overview)

OJS menggunakan sistem peran (roles) yang komprehensif untuk membagi pekerjaan di antara para pengguna, menetapkan alur kerja (workflow), serta membatasi akses ke berbagai bagian dalam sistem sesuai dengan peran masing-masing. Karena satu instalasi OJS dapat menampung beberapa jurnal, pengguna dapat didaftarkan ke dalam berbagai peran pada lebih dari satu jurnal. Sebagai contoh, seseorang dapat menjadi editor sekaligus penulis pada jurnal yang sama. Selain itu, orang tersebut juga dapat berperan hanya sebagai penulis pada satu jurnal, reviewer (penelaah) pada jurnal lain, dan editor pada jurnal yang berbeda. Ketika seorang pengguna masuk (login) ke dalam sistem, mereka akan diarahkan ke Dashboard. Dari halaman ini, mereka dapat melihat semua fungsi sistem yang dapat diakses sesuai dengan perannya. Sebagai contoh, seorang Reviewer hanya akan melihat naskah (submission) yang ditugaskan kepadanya untuk ditelaah, sedangkan seorang Editor akan melihat seluruh naskah yang berada dalam alur kerja editorial (editorial workflow).

Akun Pengguna (User Accounts)/Peran Roles dalam OJS ( Roles in OJS )

Alur kerja (workflow) OJS 3.x berpusat pada berbagai peran (roles) yang dimiliki oleh pengguna. Setiap peran memiliki akses ke bagian alur kerja yang berbeda, serta memiliki hak akses, izin, dan tanggung jawab yang berbeda pula. Peran utama dalam OJS meliputi: - Administrator Situs (Site Administrator) - Manajer Jurnal (Journal Manager) - Editor - Editor Bagian (Section Editor) - Penulis (Author) - Reviewer (Penelaah) - Copyeditor (Penyunting Naskah) - Layout Editor (Penyunting Tata Letak) - Proofreader (Pemeriksa Akhir) - Reader (Pembaca) OJS 3.x juga menyediakan peran tambahan seperti Translator (Penerjemah) dan Designer (Perancang). Selain itu, pengguna dapat membuat peran baru atau mengubah nama peran yang sudah ada. Untuk informasi lebih lanjut, lihat Bab 7: Users and Roles. Administrator Situs (Site Administrator) Akun Administrator Situs dibuat saat proses instalasi OJS. Berbeda dengan peran lainnya, hanya dapat ada satu Administrator Situs dalam satu instalasi OJS. Administrator Situs bertanggung jawab untuk: - Mengelola instalasi OJS secara keseluruhan dan mengonfigurasi pengaturan situs. - Menambahkan berkas bahasa (language files). - Membuat jurnal baru pada instalasi OJS. - Memastikan konfigurasi server telah benar. Untuk informasi lebih lanjut, lihat Bab 4: Site Administration. Manajer Jurnal (Journal Manager) Manajer Jurnal bertanggung jawab untuk: - Menyiapkan situs web jurnal. - Mengonfigurasi opsi sistem. - Mengelola akun pengguna. - Mendaftarkan Editor, Section Editor, Copyeditor, Layout Editor, Proofreader, Author, dan Reviewer. - Membuat bagian (Sections) baru pada jurnal. - Menyiapkan formulir penelaahan (Review Forms). - Mengedit email bawaan sistem. - Melihat statistik dan laporan. - Mengimpor dan mengekspor data. - Mengakses alur kerja editorial dan seluruh naskah yang dikirimkan. Tugas ini tidak memerlukan kemampuan teknis tingkat lanjut, tetapi lebih banyak melibatkan pengisian formulir berbasis web dan pengunggahan berkas. Penting: Meskipun Manajer Jurnal merupakan peran khusus untuk sebuah jurnal, pada umumnya mereka dianggap sebagai pengguna tepercaya di tingkat sistem karena memiliki kemampuan untuk mengambil alih identitas pengguna lain yang mungkin juga terdaftar pada jurnal lain. Untuk informasi lebih lanjut, lihat Bab 5: Settings. Penulis (Author) Penulis dapat mengirimkan naskah langsung melalui situs web jurnal. Penulis diminta untuk: - Mengunggah berkas naskah. - Mengisi metadata atau informasi pengindeksan. Metadata membantu meningkatkan kemampuan pencarian artikel secara online dan mempermudah proses pengindeksan jurnal. Penulis juga dapat mengunggah beberapa berkas tambahan, seperti: - Dataset penelitian. - Instrumen penelitian. - Dokumen sumber. Berkas-berkas tersebut dapat memperkaya publikasi sekaligus mendukung penelitian yang lebih terbuka dan berkualitas. Penulis dapat memantau perkembangan naskah mulai dari proses review hingga proses editorial, serta ikut berpartisipasi dalam proses copyediting dan proofreading terhadap naskah yang telah diterima untuk diterbitkan melalui akun mereka di situs jurnal. Untuk informasi lebih lanjut, lihat Bab 9: Authoring. Editor Editor mengawasi seluruh proses penelaahan (review), penyuntingan (editing), dan penerbitan (publishing). Bersama Manajer Jurnal, Editor biasanya menetapkan kebijakan dan prosedur jurnal. Dalam proses editorial, Editor: - Menugaskan naskah kepada Section Editor. - Mengawasi proses review dan editing. - Memantau perkembangan naskah. - Membantu menyelesaikan kendala selama proses editorial. Setelah proses review selesai, Editor biasanya mengawasi proses editing, yang meliputi: - Copyediting. - Produksi. - Proofreading. Namun, pada beberapa jurnal, tanggung jawab tersebut tetap berada pada Section Editor. Selain itu, Editor juga: - Membuat edisi jurnal. - Menjadwalkan artikel untuk diterbitkan. - Menyusun daftar isi (Table of Contents). - Menerbitkan edisi jurnal. - Mengembalikan naskah yang telah diarsipkan ke daftar aktif apabila diperlukan. Editor juga memiliki akses ke: - Pengaturan jurnal. - Pengguna dan peran. - Berbagai alat (tools) sistem. Untuk informasi lebih lanjut, lihat Bab 10: Editorial Workflow. Section Editor (Editor Bagian) Section Editor mengelola proses review dan editing terhadap naskah yang ditugaskan kepadanya. Pada beberapa jurnal, Section Editor juga bertanggung jawab atas seluruh proses setelah naskah diterima, yaitu: - Copyediting. - Produksi. - Proofreading. Namun, pada jurnal lain, Section Editor hanya menangani proses review, sedangkan proses editing selanjutnya dikelola oleh Editor. Pembagian tugas ini bergantung pada kebijakan masing-masing jurnal. Untuk informasi lebih lanjut, lihat Bab 10: Editorial Workflow. Reviewer (Penelaah) Reviewer dipilih oleh Editor atau Section Editor untuk menelaah suatu naskah. Reviewer bertugas: - Memberikan hasil penelaahan melalui situs jurnal. - Mengunggah lampiran jika diperlukan untuk Editor maupun Penulis. Pada beberapa jurnal, kinerja Reviewer dapat dinilai oleh Section Editor sesuai kebijakan jurnal. Untuk informasi lebih lanjut, lihat Bab 11: Reviewing. Copyeditor (Penyunting Naskah) Copyeditor bertugas: - Memperbaiki tata bahasa dan kejelasan isi naskah. - Bekerja sama dengan penulis untuk memastikan semua persyaratan telah dipenuhi. - Memastikan naskah sesuai dengan gaya penulisan dan format sitasi jurnal. - Menghasilkan naskah yang siap diproses oleh Layout Editor atau Production Assistant menjadi file publikasi (galley). Pada beberapa jurnal, tugas ini juga dilakukan oleh Editor atau Section Editor. Untuk informasi lebih lanjut, lihat Bab 10: Editorial Workflow. Layout Editor (Penyunting Tata Letak) Layout Editor mengubah naskah hasil copyediting menjadi format publikasi seperti: - HTML - PDF - XML - dan format lainnya yang digunakan jurnal. Penting: Saat ini OJS belum menyediakan perangkat lunak untuk mengubah dokumen secara otomatis menjadi format galley. Oleh karena itu, Layout Editor harus menggunakan perangkat lunak pihak ketiga untuk membuat file publikasi. Pada beberapa jurnal, peran ini juga dijalankan oleh Editor atau Section Editor. Untuk informasi lebih lanjut, lihat Bab 10: Editorial Workflow. Proofreader (Pemeriksa Akhir) Proofreader memeriksa file publikasi (galley) secara teliti sebelum diterbitkan. Tugasnya meliputi: - Memeriksa kesalahan pengetikan. - Memeriksa kesalahan format. - Melaporkan kesalahan kepada Layout Editor agar diperbaiki. Penulis juga ikut melakukan pemeriksaan akhir terhadap naskah. Pada beberapa jurnal, tugas ini dilakukan oleh Editor atau Section Editor. Untuk informasi lebih lanjut, lihat Bab 10: Editorial Workflow. Reader (Pembaca) Reader merupakan peran yang paling sederhana dalam OJS dan memiliki hak akses yang paling terbatas. Pembaca akan menerima email pemberitahuan setiap kali jurnal menerbitkan edisi baru. Email tersebut berisi Daftar Isi (Table of Contents) dari edisi yang baru diterbitkan sehingga pembaca dapat mengetahui artikel-artikel terbaru yang tersedia

Akun Pengguna (User Accounts)/Mendaftar pada Jurnal (Registering with a Journal)

Pengunjung jurnal yang belum memiliki akun umumnya dapat mendaftar sebagai Pembaca (Reader), Penulis (Author), dan/atau Reviewer (Penelaah). Manajer Jurnal (Journal Manager) dapat menonaktifkan fitur pendaftaran mandiri (self-registration) bagi pengunjung. Jika fitur tersebut dinonaktifkan, akan muncul pemberitahuan bahwa pendaftaran sedang ditutup (lihat Journal Settings). Namun, Manajer Jurnal tetap dapat mendaftarkan pengguna kapan saja dan menetapkan peran apa pun sesuai kebutuhan. Untuk mendaftar pada jurnal, klik tautan Register yang terdapat di pojok kanan atas halaman. Langkah tersebut akan membuka Formulir Pendaftaran (Registration Form) yang harus diisi dengan informasi yang diperlukan. Semua kolom yang diberi tanda bintang (*) wajib diisi, yaitu: - Nama Depan (First Name) - Nama Belakang (Last Name) - Afiliasi (Affiliation) - Negara (Country) - Email - Nama Pengguna (Username) - Kata Sandi (Password) - Konfirmasi Kata Sandi (Repeat Password) Apabila jurnal menggunakan lebih dari satu bahasa (multibahasa), Anda juga harus memilih bahasa yang akan digunakan sebagai bahasa utama (preferred language). Setelah proses pendaftaran selesai, Anda akan secara otomatis terdaftar sebagai Pembaca (Reader) dan Penulis (Author). Sesuai dengan ketentuan General Data Protection Regulation (GDPR), formulir pendaftaran pada OJS 3.x mengharuskan pengguna untuk: - Menyetujui kebijakan privasi (Privacy Policy). - Memberikan persetujuan apabila ingin berlangganan buletin (newsletter) saat proses pendaftaran. Selain itu, Anda juga diberikan pilihan untuk mendaftar sebagai Reviewer (Penelaah). Penting: Anda tidak dapat mendaftarkan diri sendiri untuk memperoleh peran editorial, seperti: - Editor - Section Editor (Editor Bagian) - Copyeditor (Penyunting Naskah) - Layout Editor (Penyunting Tata Letak) - Proofreader (Pemeriksa Akhir) - Journal Manager (Manajer Jurnal) Apabila Anda memerlukan salah satu peran tersebut, Anda harus menghubungi Journal Manager atau Site Administrator yang mengelola jurnal agar dapat didaftarkan dan diberikan hak akses sesuai peran yang dibutuhkan.

Akun Pengguna (User Accounts)/Melihat dan Mengubah Profil (Viewing and Changing Profile)

Untuk melihat dan mengubah profil, masuk (login) ke sistem terlebih dahulu, kemudian klik nama pengguna (Username) yang berada di pojok kanan atas halaman. Setelah itu, pilih menu View Profile (Lihat Profil). Melalui halaman View Profile, Anda dapat memperbarui informasi profil dengan memilih tab yang tersedia. Beberapa informasi yang dapat diubah meliputi: ●      Data pribadi (Personal Details). ●      Informasi kontak (Contact Information). ●      Peran pengguna (Roles). ●      Foto atau gambar profil (Personal Image), yang pada beberapa jurnal dapat ditampilkan bersama artikel yang diterbitkan atau pada daftar editor. ●      Pengaturan notifikasi (Notification Settings). ●      Kata sandi (Password). Dengan demikian, pengguna dapat mengelola informasi akun sesuai kebutuhan tanpa harus meminta bantuan administrator. Penting: Setiap pengguna dapat mengatur sendiri notifikasi yang diterimanya melalui halaman profil. Pada tab Notifications (Notifikasi), pengguna dapat mengaktifkan atau menonaktifkan jenis notifikasi tertentu sesuai dengan preferensinya

Akun Pengguna (User Accounts)/Mengatur Ulang Kata Sandi (Resetting Your Password)

Anda dapat mengubah atau mengatur ulang kata sandi akun dengan langkah-langkah berikut: 1. Masuk (login) ke sistem jurnal menggunakan akun Anda. 2. Klik nama pengguna (Username) yang berada di pojok kanan atas halaman. 3. Pilih menu View Profile (Lihat Profil). 4. Buka tab Password (Kata Sandi). 5. Masukkan kata sandi saat ini (Current Password). 6. Masukkan kata sandi baru (New Password). 7. Masukkan kembali kata sandi baru pada kolom konfirmasi (Repeat/New Password). 8. Klik tombol Save (Simpan). Setelah proses penyimpanan berhasil, kata sandi akun Anda akan berubah dan dapat digunakan untuk login pada kesempatan berikutnya

Akun Pengguna (User Accounts)/Lupa Kata Sandi (Forgetting Your Password)

Jika Anda lupa kata sandi, Anda dapat dengan mudah mengaturnya kembali dengan langkah-langkah berikut: 1. Buka halaman login pada sistem jurnal. 2. Klik tautan “Forgot your password” (Lupa kata sandi). 3. Anda akan diarahkan ke halaman pengaturan ulang kata sandi (password reset page). 4. Masukkan alamat email pengguna Anda untuk meminta reset kata sandi. 5. Sistem OJS 3.x akan mengirimkan tautan konfirmasi permintaan kata sandi ke email Anda. 6. Dengan mengklik tautan tersebut, sistem akan membuat kata sandi baru secara otomatis dan mengirimkannya ke email Anda. 7. Gunakan kata sandi baru tersebut untuk login. 8. Setelah masuk, Anda akan diarahkan ke halaman untuk mengganti kata sandi, lalu Anda dapat memilih kata sandi baru yang diinginkan. Dengan cara ini, Anda dapat kembali mengakses akun meskipun lupa kata sandi sebelumnya

Pendahuluan/Tentang Open Journal Systems

Panduan ini mencakup OJS versi 3.1, yang dirilis pada Oktober 2017, dan menampilkan peningkatan signifikan dibandingkan versi perangkat lunak sebelumnya. Open Journal Systems (OJS) adalah solusi sumber terbuka untuk mengelola dan menerbitkan jurnal ilmiah secara daring. OJS adalah sistem manajemen dan penerbitan jurnal yang sangat fleksibel dan dioperasikan oleh editor, yang dapat diunduh secara gratis dan diinstal pada server web lokal. Sistem ini dirancang untuk mengurangi waktu dan energi yang dicurahkan untuk tugas-tugas administrasi dan manajerial yang terkait dengan penyuntingan jurnal, sekaligus meningkatkan pencatatan dan efisiensi proses editorial. Sistem ini berupaya meningkatkan kualitas ilmiah dan publik penerbitan jurnal melalui sejumlah inovasi, termasuk meningkatkan pengalaman pembaca, membuat kebijakan jurnal lebih transparan, dan meningkatkan pengindeksan. OJS adalah sistem manajemen dan penerbitan jurnal/situs web. OJS mencakup semua aspek penerbitan jurnal daring, mulai dari membangun situs web jurnal hingga tugas operasional seperti proses pengajuan naskah oleh penulis, peninjauan sejawat, penyuntingan, publikasi, pengarsipan, dan pengindeksan jurnal. OJS juga membantu mengelola aspek sumber daya manusia dalam pengorganisasian jurnal, termasuk melacak pekerjaan editor, peninjau, dan penulis, memberi tahu pembaca, dan membantu dalam hal korespondensi. OJS bersifat fleksibel dan mudah diskalakan. Satu instalasi OJS dapat mendukung pengoperasian satu atau banyak jurnal. Setiap jurnal memiliki URL uniknya sendiri serta tampilan dan nuansanya sendiri. OJS dapat memungkinkan seorang editor untuk mengelola semua aspek jurnal dan situs web jurnal, atau OJS akan mendukung tim editor internasional dengan beragam tanggung jawab untuk berbagai bagian jurnal. OJS mendukung prinsip perluasan akses. Sistem ini dimaksudkan tidak hanya untuk membantu penerbitan jurnal, tetapi juga untuk menunjukkan bagaimana biaya penerbitan jurnal dapat dikurangi hingga pada titik di mana memberikan "akses terbuka" kepada pembaca terhadap isi jurnal menjadi pilihan yang layak.

Pendahuluan / Fitur-Fitur OJS

OJS mencakup fitur-fitur berikut: 1. Aktif dikembangkan melalui kolaborasi 2. Menyediakan standardisasi kelas dunia 3. Arsitektur dan framework plugin 4. Solusi penerbitan yang hemat biaya (cost-effective) 5. Editor dapat mengonfigurasi persyaratan, bagian (sections), proses peninjauan (review), dll. 6. Pengiriman naskah secara online, peninjauan single/double-blind, dan pengelolaan semua konten 7. Modul langganan dengan opsi akses terbuka tertunda (delayed open access) dan non-akses terbuka 8. Modul pembayaran untuk menerima biaya jurnal, donasi, dll. 9. Dioptimalkan untuk penemuan mesin pencari (Google, dll.) dan pengindeksan konten yang komprehensif 10. Notifikasi email dan kemampuan memberikan komentar bagi pembakar/pembaca 11. Dukungan Bantuan (Help support) online lengkap yang sensitif terhadap konteks 12. Alat ekspor untuk mengekspor konten ke sistem lain (CrossRef, DOAJ, dll.) 13. Plugin Google Analytics untuk memantau lalu lintas (traffic) situs 14. Dukungan multibahasa (multilingual) 15. Antarmuka pembaca yang responsif dan dapat diubah temanya (themable)

Pendahuluan / Antarmuka Editorial/Dasbor (Editorial Interface/Dashboard)

OJS 3.x kini memiliki antarmuka terpisah setelah Anda masuk (log in) ke sistem editorial. Hal ini tidak hanya mempermudah kustomisasi tampilan pembaca, tetapi juga memberikan pengalaman yang konsisten bagi pengguna OJS di berbagai jurnal yang berbeda. Antarmuka editorial ini dikenal sebagai Dashboard Anda dan terdiri dari elemen-elemen berikut: 1. Bilah Navigasi Atas (Top Navigation Bar): Di sebelah kiri, Anda akan menemukan nama jurnal yang sedang Anda kelola (misalnya, Demo Journal A). Jika Anda terdaftar di lebih dari satu jurnal pada instalasi OJS ini, Anda dapat menggunakannya untuk beralih antarjurnal. Di sebelah kanan, Anda dapat mengubah bahasa jika jurnal menyediakan multibahasa, melihat tampilan pembaca, atau klik nama pengguna Anda untuk melihat profil atau keluar (logout). 2. Bilah Navigasi Biru (Blue Navigation Bar): Pilihan menu ini spesifik untuk berbagai bagian dari alur kerja editorial. Metadata, Riwayat Editorial (Editorial History), dan Pustaka Pengajuan (Submission Library) merupakan bagian dari rekam pengajuan yang terlihat di bawah. 3. Panel Menu Kiri (Left Menu Panel): Ini adalah bagian-bagian utama dari dasbor, termasuk tugas Anda (item yang memerlukan perhatian segera), pengajuan (submissions), manajemen terbitan (issue management), pengaturan (settings), manajemen pengguna dan peran (user and role management), serta alat (tools). Pengguna dengan hak akses yang lebih terbatas (misalnya, Penulis/Author) akan melihat lebih sedikit tautan di sini. 4. Panel Utama (Main Panel): Di panel utama, Anda akan melihat area kerja yang sedang aktif. Pada contoh di atas, Anda sedang melihat rekam pengajuan (submission record). 5. Sub-Menu Panel Utama (Main Panel Sub-Menus): Di dalam Panel Utama, Anda akan sering melihat tab yang memungkinkan Anda melihat informasi berbeda mengenai konten yang sedang dikerjakan. Pada contoh ini, rekam pengajuan dibagi menjadi empat bagian (Submission, Review, Copyediting, Production). Perhatikan tab Help di sebelah kanan yang menyediakan bantuan sensitif konteks sesuai dengan halaman yang sedang Anda lihat. 6. Panel Kanan (Right Panel): Dari sini, Anda dapat melihat tombol tindakan, seperti Schedule for Publication (Jadwalkan untuk Publikasi). Halaman yang berbeda memiliki tombol tindakan yang berbeda pula. Di bawah tombol tindakan terdapat tabel Participants (Peserta), yang mencantumkan semua orang (kecuali Reviewer) yang terlibat dalam pengajuan tersebut.

Pendahuluan / Antarmuka Pembaca (Reader Interface)

Secara bawaan (default), Open Journal Systems diinstal dengan antarmuka pengguna yang sangat sederhana dan fungsional. Ini mencakup header atas, bilah navigasi, blok navigasi di sebelah kanan, dan blok konten utama di tengah halaman. Anda dapat melihat dari tangkapan layar bahwa fungsi pengguna kini berada pada menu profil di kanan atas layar [1]. Hal ini membuat konten manajerial pada OJS 3.x tidak terlihat oleh pandangan pengguna umum. Informasi pada bilah sisi (sidebar) kini dipisahkan dengan jelas [2], begitu pula dengan bilah navigasi atas Anda yang dilengkapi menu lipat (collapsible) untuk fungsi "About" [3]. Seperti pada OJS 2.x, setiap artikel memiliki judul bertautan untuk melihat metadata objek dan abstrak, dan galley (format cetak/file) kini diberi label dengan jelas di bawah judul dengan logo yang lebih bersih [4].

Administrasi Situs (Site Administration)/Gambaran Umum (Overview)

Pada proses instalasi OJS 3.x, Anda akan diminta untuk membuat akun Site Administrator (Administrator Situs). Akun ini memiliki hak akses penuh untuk mengelola sistem. Setelah masuk ke OJS menggunakan akun tersebut, Anda dapat mengakses menu Site Administrator melalui Dashboard. Dari sana, Anda dapat membuat jurnal baru yang di-host pada sistem, mengelola bahasa yang digunakan, serta melakukan berbagai pengaturan dan administrasi sistem lainnya.

Administrasi Situs (Site Administration)/Manajemen Situs (Site Management)

Untuk masuk ke Site Management, masuk sebagai Site Administrator, lalu pilih Administration dari menu sebelah kiri. Jurnal yang di-host (Hosted Journals) Dari sini, pilih Hosted Journals. Pada halaman yang muncul, Anda akan melihat semua jurnal dalam instalasi OJS ini. Pada contoh di bawah, terdapat satu jurnal: Demo Journal A. Untuk mengedit Demo Journal A, klik panah biru di sebelah kiri nama jurnal. Anda akan melihat opsi untuk mengedit, menghapus, atau memperbarui pengaturan. - Edit memungkinkan Anda mengubah judul, deskripsi, path, atau mengaktifkan jurnal agar tampil di situs. - Remove (Hapus) memungkinkan Anda menghapus jurnal dari instalasi. Anda akan diminta konfirmasi karena tindakan ini tidak dapat dibatalkan. - Settings Wizard (Panduan Pengaturan) akan membawa Anda ke berbagai opsi pengaturan untuk jurnal tersebut, yang akan dibahas lebih rinci pada Bab 5. Untuk membuat jurnal baru, klik tautan Create Journal untuk menambahkan jurnal baru ke instalasi OJS ini. Isi formulir yang muncul dengan informasi baru. Penting: Jika Anda belum ingin jurnal baru tersebut ditampilkan secara publik, hilangkan centang pada kotak Enable this journal to appear publicly on the site. Pada contoh, Demo Journal B sudah ditambahkan ke daftar Hosted Journals. Dari sini, Anda dapat mengklik Order untuk mengubah urutan jurnal. Pengaturan Situs (Site Settings) Penting: Bagian ini hanya muncul jika Anda memiliki dua atau lebih jurnal, dan digunakan untuk menambahkan informasi mengenai keseluruhan instalasi OJS, bukan jurnal individual. Pengaturan Situs (Site Setup) Bagian ini mencakup nama situs, pernyataan pengantar tentang situs, opsi pengalihan (redirect) jika hanya memiliki satu jurnal dalam instalasi, deskripsi situs, informasi kontak, panjang minimum kata sandi untuk pengguna terdaftar, serta pendaftaran indeksasi. Anda akan memiliki kesempatan untuk mengisi detail jurnal Anda pada tahap selanjutnya. Bahasa (Languages) OJS 3.x adalah sistem multibahasa, dan Anda dapat menambahkan bahasa tambahan di sini agar tersedia untuk semua jurnal dalam instalasi Anda. Plugin Dari sini, Anda dapat mengaktifkan atau menonaktifkan berbagai plugin, sehingga tersedia atau tidak tersedia untuk semua jurnal dalam instalasi OJS ini. Menu Navigasi (Navigation Menus) Gunakan bagian ini untuk mengubah menu situs secara keseluruhan. Anda dapat mempelajari lebih lanjut tentang konfigurasi menu pada Bab 5. Langkah Selanjutnya Setelah Anda membuat jurnal dan mengonfigurasi pengaturan situs, Anda mungkin perlu membuat akun pengguna untuk Journal Manager atau Editor — lihat Bab 7 untuk detail

Administrasi Situs (Site Administration)/Fungsi Administratif (Administrative Functions)

Bagian ini menyediakan informasi rinci tentang server tempat instalasi OJS 3.x Anda berjalan. Informasi Sistem (System Information) Gunakan menu ini untuk melihat informasi mengenai server dan konfigurasi yang digunakan oleh instalasi OJS. Informasi versi OJS [1] Bagian Informasi versi OJS menunjukkan versi OJS 3.x yang sedang digunakan, termasuk riwayat pembaruan (upgrade) yang pernah dilakukan. Anda juga dapat mengklik tautan Check for updates untuk memeriksa apakah tersedia versi OJS yang lebih baru. Informasi Server [2] Bagian Informasi Server menampilkan detail lingkungan server yang digunakan untuk menjalankan OJS, seperti sistem operasi, versi PHP, dan informasi database. Bagian Konfigurasi OJS menampilkan seluruh pengaturan yang terdapat pada file config.inc.php beserta nilai yang sedang digunakan. Penjelasan mengenai setiap parameter konfigurasi dapat dilihat langsung pada file tersebut. Di bagian bawah halaman, Anda dapat melihat informasi tambahan mengenai server. Untuk informasi PHP yang lebih lengkap, klik tautan Extended PHP information, yang akan menampilkan hasil dari phpinfo(). Informasi ini umumnya digunakan saat melakukan proses troubleshooting. Mengakhiri Sesi Pengguna (Expire User Sessions) Fitur ini akan mengakhiri seluruh sesi pengguna yang sedang aktif. Setelah fitur dijalankan, semua pengguna yang sedang masuk (login) harus masuk kembali ke sistem. Fitur ini disarankan digunakan sebelum melakukan proses upgrade agar tidak ada pengguna yang masih aktif selama proses pembaruan berlangsung. Bersihkan Cache Data (Clear Data Caches) Fitur ini menghapus seluruh data yang tersimpan di cache, termasuk data bahasa (locale), help cache, dan search cache. Gunakan fitur ini setelah melakukan perubahan konfigurasi atau kustomisasi agar sistem memuat ulang data terbaru. Bersihkan Cache Template (Clear Template Cache) Fitur ini menghapus semua template HTML yang tersimpan di cache. Gunakan fitur ini setelah melakukan perubahan pada tampilan atau template agar perubahan tersebut langsung diterapkan. Bersihkan Log Tugas Terjadwal (Clear Scheduled Task Execution Logs) Jika fitur scheduled tasks diaktifkan, menu ini akan menghapus seluruh file log eksekusi tugas yang tersimpan di server. Log tersebut berisi riwayat pelaksanaan tugas otomatis, seperti pengiriman email pengingat kepada reviewer atau proses otomatis lainnya. Menghapus log tidak akan memengaruhi tugas yang sudah dijalankan, tetapi hanya menghapus catatan eksekusinya.

Pengaturan ( Settings )/Gambaran Umum (Overview)

Menu Settings digunakan untuk mengonfigurasi OJS agar sesuai dengan kebutuhan pengelolaan dan penerbitan jurnal Anda. Menu ini dapat diakses melalui panel navigasi di sebelah kiri setelah Anda masuk menggunakan akun yang memiliki peran Journal Manager. Menu Settings terdiri dari beberapa bagian, yaitu: - Journal Settings (Pengaturan Jurnal) - Website Settings (Pengaturan Situs Web) - Workflow Settings (Pengaturan Alur Kerja) - Distribution Settings (Pengaturan Distribusi) Masing-masing bagian tersebut akan dijelaskan secara lebih rinci pada bab berikutnya.

Pengaturan ( Settings )/Pengaturan Jurnal (Journal Settings)

Halaman Journal Settings digunakan untuk mengatur informasi utama jurnal. Pada halaman ini terdapat beberapa tab, yaitu Masthead, Contact, Sections, dan Categories [1]. Masthead (Informasi Jurnal) Tab Masthead digunakan untuk mengatur identitas jurnal. - Journal Name (Nama Jurnal): Masukkan nama lengkap jurnal. Contoh: Demo Journal A [2]. - Journal Initials (Inisial Jurnal): Masukkan inisial atau kode singkat jurnal. Contoh: journala [2]. - Journal Abbreviation (Singkatan Jurnal): Masukkan singkatan resmi nama jurnal. Contoh: DJA [2]. - Publisher (Penerbit): Masukkan nama lembaga atau organisasi yang menerbitkan jurnal [2]. - ISSN (International Standard Serial Number): Masukkan nomor ISSN jurnal. Jurnal daring (online) dan jurnal cetak (print) menggunakan nomor ISSN yang berbeda. Nomor ISSN dapat diperoleh melalui lembaga ISSN resmi [2]. - Journal Summary (Ringkasan Jurnal): Masukkan deskripsi singkat mengenai jurnal. Pada instalasi OJS yang memiliki beberapa jurnal, ringkasan ini akan ditampilkan pada daftar jurnal [3]. - Editorial Team (Tim Editorial): Tambahkan nama anggota tim editorial atau pihak lain yang ingin ditampilkan pada halaman About > Editorial Team [4]. - About the Journal (Tentang Jurnal): Tambahkan informasi mengenai jurnal, seperti ruang lingkup, kebijakan open access, hak cipta, sponsor, sejarah jurnal, kebijakan privasi, serta informasi pengarsipan seperti LOCKSS atau CLOCKSS [5]. Setelah selesai melakukan perubahan, klik Save untuk menyimpannya. Contact (Kontak) Tab Contact digunakan untuk mengatur informasi kontak jurnal. - Mailing Address (Alamat Surat-menyurat): Masukkan alamat resmi jurnal yang akan ditampilkan pada halaman kontak [1]. - Principal Contact (Kontak Utama): Masukkan informasi kontak orang yang bertanggung jawab atas pengelolaan jurnal [2]. - Technical Support Contact (Kontak Dukungan Teknis): Masukkan informasi kontak untuk dukungan teknis. Informasi ini akan ditampilkan pada halaman kontak dan digunakan dalam proses workflow apabila diperlukan [3]. Klik Save untuk menyimpan perubahan. Sections (Bagian Jurnal) Tab Sections digunakan untuk mengelola bagian atau kategori artikel dalam jurnal, misalnya Articles, Editorials, Reviews, atau Commentary. Catatan: OJS memerlukan minimal satu section agar proses submission dapat dilakukan. Secara bawaan, OJS akan membuat section Articles. Membuat Section Baru ( creating a section ) Dari halaman Sections, pilih tautan Create Section untuk membuka formulir baru seperti saat mengedit section. Isi detail yang diperlukan, lalu klik Save. Anda dapat mengubah atau menghapus section dengan mengklik panah biru di sebelah nama section. Mengedit Section (Editing a Section) Dengan memilih opsi edit, Anda akan membuka jendela pengaturan section: Pada halaman ini, Anda dapat mengubah nama, singkatan, dan pengaturan lainnya, seperti: - Section Policy: Menambahkan informasi mengenai kebijakan section, seperti persyaratan pengiriman naskah atau proses peer review [1]. - Word Count: Menentukan batas jumlah kata untuk abstrak pada section tersebut [2]. - Review Form: Memilih formulir review yang akan digunakan pada section [3]. - Indexing: Menentukan apakah artikel pada section akan diikutsertakan dalam proses pengindeksan. Misalnya, Editorial umumnya tidak melalui proses peer review sehingga pengaturannya dapat disesuaikan [4]. - Identify items published in this section as a(n): Menentukan jenis publikasi untuk kebutuhan beberapa layanan pengindeksan. Pengaturan ini bersifat opsional [5]. - Section Editors: Menetapkan editor yang bertanggung jawab mengelola section tersebut. Setelah selesai melakukan perubahan, klik Save untuk menyimpan pengaturan dan kembali ke halaman Sections [6]. Mengatur Urutan Section (Ordering Sections) Jika terdapat lebih dari satu section, akan muncul opsi Order untuk mengatur urutan tampilan section di situs jurnal. Klik Done setelah selesai.

Pengaturan ( Settings )/Pengaturan Website (Website Settings)

Website Settings memungkinkan Anda mengatur tampilan dan cara kerja situs jurnal Anda. Bagian ini terdiri dari tab: Appearance, Information, Archiving, Languages, Plugins, Announcements, dan Navigation Menus. Appearance (Tampilan) ●      Logo: Mengunggah logo jurnal yang akan muncul di kiri atas antarmuka pembaca [1]. ●      Page Footer (Footer Halaman): Menampilkan teks di bagian bawah setiap halaman situs [2]. ●      Theme (Tema): Memilih dan mengaktifkan tema tampilan dari daftar yang tersedia [3]. ●      Typography (Tipografi): Mengatur jenis font untuk jurnal secara cepat [4]. ●      Colour (Warna): Mengubah warna header jurnal [5]. ●      Journal Style Sheet: Mengunggah stylesheet khusus untuk desain jurnal [6]. ●      Sidebar Management (Manajemen Sidebar): Mengatur blok konten yang muncul atau tidak di sidebar [7]. ●      Homepage Image (Gambar Beranda): Mengunggah gambar yang ditampilkan di halaman utama jurnal [8]. ●      Journal Favicon: Menambahkan ikon kecil yang muncul di tab browser [9]. ●      Additional Content (Konten Tambahan): Teks tambahan yang akan muncul di halaman utama [10]. ●      Lists (Daftar): Mengatur jumlah item yang ditampilkan dalam daftar sebelum dipisah ke halaman berikutnya [11]. ●      Journal Thumbnail (Thumbnail Jurnal): Mengunggah gambar kecil untuk mewakili jurnal dalam daftar jurnal pada instalasi OJS multi-jurnal [12]. Klik Save untuk menyimpan perubahan. Information (Informasi) Bagian ini digunakan untuk mengubah teks pada halaman: ●      For Readers (Untuk Pembaca) [1] ●      For Authors (Untuk Penulis) [2] ●      For Librarians (Untuk Pustakawan) [3] Klik Save untuk menyimpan perubahan. Archiving (Pengarsipan) OJS 3.x menyediakan tiga opsi pengarsipan: ●      PKP Preservation Network: plugin PKP PN (masih dalam pengembangan) [1]. ●      LOCKSS: jika Anda menjadi anggota sistem LOCKSS, dapat diaktifkan di sini [2]. ●      CLOCKSS: jika Anda menjadi anggota CLOCKSS, dapat diaktifkan di sini [3]. Catatan penting: Disarankan menggunakan Portico untuk arsip yang lebih andal. Dengan biaya sekitar $200 per tahun, Anda dapat memastikan jurnal elektronik dan koleksi digital tetap dapat diakses di masa depan. Tersedia juga plugin gratis untuk menghubungkan OJS 3.x ke sistem Portico. Languages (Bahasa) Bagian ini digunakan untuk mengatur bahasa yang digunakan jurnal: ●      Primary Locale: Harus menetapkan satu bahasa utama. ●      UI: Mengaktifkan bahasa yang dipilih pada antarmuka pengguna. ●      Submission: Mengaktifkan bahasa untuk proses pengiriman artikel. ●      Forms: Mengaktifkan bahasa untuk formulir online. Jika bahasa tidak tersedia, hubungi Site Administrator untuk menambahkannya (lihat Site Management). Plugins (Plugin) ●      Installed Plugins (Plugin Terpasang): Semua plugin yang tersedia di instalasi OJS Anda. Plugin dapat diaktifkan melalui tombol Enable. Beberapa plugin bersifat wajib dan tidak dapat dinonaktifkan. ●      Plugin Gallery (Galeri Plugin): Menyediakan plugin eksternal yang dapat diunduh dan diaktifkan, lengkap dengan informasi pembuat, deskripsi, dan kompatibilitas. Announcements (Pengumuman) Bagian ini memungkinkan Anda membuat dan menampilkan pengumuman di situs jurnal. ●      Mengatur bagaimana pengumuman ditampilkan di situs [1]. ●      Add Announcement Type: membuat kategori pengumuman (misalnya: News, New Issue Alert) [2]. ●      Add Announcement: membuat pengumuman baru untuk ditampilkan di halaman Announcements [3]. Navigation Menus (Menu Navigasi) Bagian ini digunakan untuk mengatur menu navigasi situs, seperti menambahkan tautan baru. ●      Navigation Menus: mengatur menu pengguna (User Menu) dan menu utama (Primary Menu) seperti Current, Archive, About, dll. ●      Navigation Menu Items: daftar tautan yang bisa ditambahkan ke menu. Untuk menambahkan tautan baru (misalnya “Home”), gunakan Add Item. Item tersebut sekarang akan muncul di daftar Navigation Menu Items. Selanjutnya, buka Navigation Menu yang diinginkan (misalnya Primary), lalu klik panah biru untuk menampilkan opsi dan pilih Edit. Anda kemudian dapat menarik dan melepas (drag and drop) item tersebut dari Unassigned Menu Items ke Assigned Menu Items, serta menempatkannya pada posisi yang sesuai di menu. Klik Save untuk menyimpan perubahan.

Pengaturan(Settings) / Pengaturan Workflow (Workflow Settings)

Menu Workflow Settings digunakan untuk mengatur alur kerja editorial jurnal. Menu ini terdiri dari beberapa tab, yaitu Components, Submission, Review, Publisher Library, dan Emails. Components (Komponen) Dalam satu submission, penulis dapat mengunggah beberapa jenis file, seperti naskah utama, gambar, data penelitian, transkrip wawancara, atau dokumen pendukung lainnya. Setiap jenis file tersebut disebut sebagai component. Pada halaman ini Anda dapat: - Mengubah urutan (Order) komponen yang ditampilkan kepada penulis. - Menambahkan komponen baru melalui Add a Component, misalnya untuk file video atau jenis dokumen lainnya. - Mengembalikan pengaturan ke kondisi awal melalui Restore the Defaults. Edit Component (Edit Komponen) Untuk mengubah atau menghapus component, klik ikon panah di samping nama component, kemudian pilih Edit atau Delete. Beberapa pengaturan yang tersedia meliputi: - Name: Nama component yang akan ditampilkan kepada penulis [1]. - Options: Mengatur bagaimana file diproses dan ditampilkan oleh sistem [2]. - File Type Grouping: Menentukan kelompok jenis file, misalnya dokumen utama, gambar (artwork), atau file pendukung (supplementary files) [3]. Submission (Pengiriman Naskah) Tab Submission digunakan untuk mengatur proses pengiriman naskah oleh penulis. Pengaturan yang tersedia meliputi: - Author Guidelines: Menambahkan panduan bagi penulis yang akan ditampilkan pada situs jurnal [1]. - Submission Preparation Checklist: Membuat daftar persyaratan yang harus disetujui penulis sebelum melakukan submission. Anda dapat menambah, mengubah, menghapus, atau mengatur urutan daftar melalui menu yang tersedia [2]. - Notification of Author Submission: Menambahkan alamat email yang akan menerima notifikasi setiap kali ada submission baru. - Submission Metadata: Mengatur metadata yang digunakan pada artikel. - Jika metadata berstatus Enabled, metadata tersebut akan digunakan oleh sistem. - Jika opsi Submission Form juga diaktifkan, penulis wajib mengisi metadata tersebut saat melakukan submission. ○      Jika diaktifkan (*Enabled*), metadata tersebut digunakan dalam sistem. ○      Jika juga diaktifkan sebagai *Submission Form*, penulis wajib mengisinya saat submit. - Privacy Statement: Menambahkan atau mengubah pernyataan privasi jurnal. Setelah selesai melakukan perubahan, klik Save. Review (Proses Review) Beberapa pengaturan yang tersedia meliputi: - Default Review Deadlines: Menentukan batas waktu bagi reviewer untuk menerima atau menolak permintaan review, serta batas waktu penyelesaian proses review [1]. - Automated Email Reminders: Mengaktifkan pengiriman email pengingat otomatis kepada reviewer. Fitur ini memerlukan konfigurasi tambahan oleh Site Administrator [2]. - Review Forms: Mengelola formulir review yang digunakan oleh reviewer saat memberikan penilaian [3]. Create Review Form: Gunakan tautan Create Review Form untuk membuat formulir baru. Kembali ke halaman Review Forms, pilih panah biru di sebelah kiri nama formulir untuk menampilkan opsi Edit. Klik Edit di sebelah judul formulir review, lalu pada halaman Review Form pilih Form Items untuk mulai menambahkan pertanyaan (item) ke formulir ini. Dari halaman Form Items, pilih Create New Item. - Items adalah pertanyaan dalam formulir [1]. - Anda dapat memilih apakah pertanyaan wajib diisi dan terlihat oleh penulis [2]. - Jenis respons yang dapat dipilih meliputi [3]: ○      kotak teks satu kata ○      kotak teks satu baris ○      kotak teks panjang (untuk jawaban lebih panjang) ○      checkbox (reviewer dapat memilih beberapa jawaban) ○      radio button (hanya satu jawaban) ○      dropdown menu (hanya satu jawaban) Response Options adalah pilihan yang Anda sediakan untuk checkbox, radio button, atau dropdown menu. Contoh yang baik adalah skala Likert, di mana reviewer harus memilih satu opsi seperti: Good, Neutral, Bad [4]. Ingat untuk menekan tombol Save untuk menyimpan perubahan. Gunakan tab Preview untuk menguji formulir. 1. Blind Review: Menampilkan petunjuk agar seluruh file submission dianonimkan sebelum dikirim kepada reviewer [1]. 2. Competing Interests: Menambahkan kebijakan mengenai konflik kepentingan [2]. 3. Reviewer Competing Interest Statement: Menampilkan pernyataan yang harus disetujui reviewer terkait konflik kepentingan [3]. 4. Review Guidelines: Menambahkan panduan atau kriteria penilaian yang akan digunakan oleh reviewer [4]. 5. Review Options: Memilih metode review yang digunakan, seperti double-blind review, blind review, atau open review [5]. 6. Reviewer Access: Mengatur hak akses reviewer, termasuk opsi akses tanpa login melalui tautan khusus dan pembatasan akses file hingga tugas review diterima [6]. Klik Save untuk menyimpan perubahan. Publisher Library ( Pustaka Penerbit ) Gunakan Publisher Library untuk menyimpan dokumen-dokumen penting, seperti rencana pemasaran jurnal Anda, serta membagikannya dengan tim editorial Anda. Email Tab Emails digunakan untuk mengatur email yang dikirim secara otomatis oleh sistem. Signature (Tanda Tangan): Informasi pada kolom ini akan ditambahkan di bagian bawah setiap email yang dikirim oleh sistem [1]. Bounce Address (Alamat Bounce): Pemberitahuan akan dikirim ke alamat email ini jika ada email dari sistem yang gagal terkirim, misalnya ketika alamat email tujuan sudah tidak valid [2]. Prepared Email Templates (Template Email Siap Pakai): Template email yang sudah disiapkan merupakan bagian penting dari OJS. Anda dapat melihat semua template di sini, dan menggunakan tautan Edit (dengan mengklik panah biru di sebelah kiri nama template) untuk melakukan perubahan. Anda juga dapat menambahkan template email baru (Add Email Template) atau mengatur ulang semua template ke pengaturan default (Reset All Templates). Penting: Hindari mengubah variabel program yang disisipkan (apa pun yang terlihat seperti {$this}), karena variabel tersebut akan menghasilkan informasi secara otomatis. (Contohnya, {$reviewerName} akan menampilkan nama reviewer penerima di dalam email.

Pengaturan ( Settings )/Pengaturan Distribusi (Distribution Settings)

Menu Distribution Settings digunakan untuk mengatur distribusi, akses, hak cipta, dan visibilitas jurnal. Menu ini terdiri dari beberapa tab, yaitu Indexing, Access, Payments, dan Permissions. Indexing (Pengindeksan) Tab Indexing digunakan untuk membantu meningkatkan visibilitas jurnal pada mesin pencari (search engine). Pengaturan yang tersedia meliputi: - Description: Menambahkan deskripsi singkat mengenai jurnal yang akan digunakan oleh mesin pencari sebagai informasi pencarian [1]. - Custom Tags: Menambahkan tag HTML khusus pada bagian header halaman jurnal, misalnya META tag untuk mengatur proses pengindeksan oleh mesin pencari [2]. Setelah selesai melakukan perubahan, klik Save. Access (Akses) Tab Access digunakan untuk mengatur akses pengguna terhadap konten jurnal. Secara bawaan, OJS menggunakan model open access, sehingga seluruh artikel dapat diakses oleh semua pengguna. Anda dapat memilih salah satu opsi berikut: - Open Access: Seluruh konten jurnal dapat diakses secara bebas oleh semua pengguna. - Subscription: Konten jurnal hanya dapat diakses oleh pengguna yang memiliki langganan. Jika opsi ini dipilih, menu Subscriptions akan tersedia untuk mengelola langganan jurnal. - Editorial Use Only: OJS hanya digunakan untuk mengelola proses editorial tanpa memublikasikan artikel kepada publik. Pilih model akses yang sesuai dengan kebijakan jurnal Anda, kemudian klik Save. Payment (Pembayaran) Tab Payments digunakan untuk mengaktifkan dan mengatur sistem pembayaran pada OJS. Pengaturan yang tersedia meliputi: - General Options: Mengaktifkan fitur pembayaran pada jurnal [1]. - Currency: Menentukan mata uang yang digunakan sebagai mata uang utama, misalnya US Dollar, Euro, atau mata uang lainnya [2]. - Payment Method: Memilih metode pembayaran yang akan digunakan, misalnya PayPal atau metode lain yang tersedia [3]. Setelah selesai melakukan perubahan, klik Save. Permissions (Izin) Bagian ini membahas isu-isu hak cipta (copyright) untuk jurnal Anda. Tab Permissions digunakan untuk mengatur hak cipta (copyright) dan lisensi artikel yang diterbitkan oleh jurnal. Pengaturan yang tersedia meliputi: - Copyright Notice: Menambahkan pernyataan hak cipta yang akan ditampilkan pada situs jurnal. - Require Author Agreement: Mengharuskan penulis menyetujui pernyataan hak cipta sebelum melakukan submission. - Base New Article's Copyright Year On: Menentukan dasar tahun hak cipta artikel, apakah berdasarkan edisi (issue-based) atau berdasarkan tanggal publikasi artikel (article-based). - Copyright Holder: Menentukan pihak yang menjadi pemegang hak cipta atas artikel yang diterbitkan. Pada jurnal open access, hak cipta umumnya tetap dimiliki oleh penulis. - License: Memilih jenis lisensi yang digunakan oleh jurnal. Salah satu lisensi yang umum digunakan adalah Creative Commons Attribution 4.0 (CC BY 4.0) karena memungkinkan artikel dibagikan dan digunakan kembali dengan tetap mencantumkan atribusi kepada penulis. - Reset Article Permissions: Mengatur ulang hak cipta dan lisensi seluruh artikel yang telah diterbitkan apabila kebijakan lisensi jurnal berubah di kemudian hari. Setelah selesai melakukan perubahan, klik Save.

Tools ( Alat )/Gambaran Umum (Overview)

Bagian Tools dapat diakses melalui menu bilah sisi (sidebar) sebelah kiri. Tools terdiri dari dua tab, yaitu Import/Export dan Statistics

Tools ( Alat )/Impor/Ekspor (Import/Export)

Fitur Import/Export memungkinkan Anda untuk dengan mudah mengambil data dari jurnal OJS Anda maupun memasukkan data ke dalamnya. Beberapa alat memungkinkan Anda mengekspor data ke sistem pihak ketiga, seperti PubMed atau DOAJ. Alat lainnya memungkinkan Anda untuk mengimpor atau mengekspor data pengguna maupun data artikel.

Tools ( Alat )/Statistik (Statistics)

Halaman Statistik menyediakan akses ke berbagai laporan dari jurnal Anda. Sistem menghasilkan laporan yang melacak detail penggunaan situs dan pengajuan naskah dalam periode waktu tertentu. Laporan dibuat dalam format CSV, yang memerlukan aplikasi spreadsheet untuk membukanya. - Review Report: Menyediakan spreadsheet yang berisi seluruh aktivitas review. - View Report: Menyediakan laporan mengenai jumlah tampilan galley dan abstrak oleh pembaca (misalnya berapa kali PDF artikel dilihat). - Articles Report: Menyediakan spreadsheet yang berisi semua artikel yang telah diterbitkan. Generate Custom Report (Buat Laporan Kustom) Gunakan fitur ini untuk membuat laporan sesuai kebutuhan Anda sendiri.

Penulisan (Authoring)/Gambaran Umum (Overview)

Penulisan (Authoring) Dalam bab ini, Anda akan mempelajari bagaimana seorang penulis bekerja di OJS 3, mulai dari proses pendaftaran hingga melakukan proofreading pada galley final. Mendaftar pada Jurnal (Registering with the Journal) Untuk mengirimkan naskah ke jurnal OJS 3, Anda harus terlebih dahulu mendaftar sebagai Author (Penulis) (lihat Registering with a Journal). Setelah itu, ketika Anda login, Anda akan diarahkan ke Dashboard Anda. Saat ini, dashboard masih kosong karena Anda belum melakukan pengiriman naskah apa pun.

Penulisan (Authoring) / Mendaftar pada Jurnal ( Registering with the Journal )

Untuk mengirimkan naskah ke jurnal yang menggunakan OJS 3 (Open Journal Systems 3), Anda harus terlebih dahulu memiliki akun dengan peran Author (Penulis). Jika belum memiliki akun, lakukan proses pendaftaran terlebih dahulu (lihat bagian Mendaftar pada Jurnal). Setelah pendaftaran selesai, masuk (login) ke OJS. Anda akan diarahkan ke halaman Dashboard, tempat Anda dapat memulai proses submission naskah. Saat ini, Dashboard Anda masih kosong karena Anda belum melakukan pengiriman naskah (submission) apa pun.

Penulisan (Authoring) / Mengirim Artikel (Submitting an Article)

Untuk memulai submission naskah baru, klik tombol New Submission di sisi kanan halaman Dashboard. Selanjutnya, Anda akan diarahkan ke langkah pertama dari proses submission, yang terdiri dari lima tahap untuk mengunggah file dan melengkapi informasi naskah. Langkah 1 Pada Langkah 1, Anda akan memberikan informasi awal tentang naskah Anda. Pilih terlebih dahulu section yang sesuai untuk naskah Anda (misalnya artikel, review, dan lain-lain). Jika tidak yakin, pilih yang paling mendekati. Baca dan setujui pernyataan pada submission checklist dengan mencentang setiap kotak. Tambahkan komentar untuk editor jika diperlukan, baca pernyataan privasi jurnal, lalu klik Save and Continue untuk melanjutkan ke Langkah 2. Langkah 2 Pada Langkah 2, akan terbuka jendela untuk mengunggah file naskah Anda. Pertama, Anda harus memilih Article Component. Ini menentukan apakah file tersebut adalah isi manuskrip, gambar, dataset, dan sebagainya. Komponen ini wajib dipilih sebelum file dapat diunggah. Setelah itu, Anda dapat mengunggah file pertama. Perlu diperhatikan bahwa Anda hanya dapat mengunggah satu file dalam satu waktu. File tambahan dapat diunggah nanti dalam proses. Biasanya file pertama adalah isi utama manuskrip. Klik Continue setelah file selesai diunggah. Setelah itu, Anda diminta memeriksa nama file. Gunakan tautan Edit jika perlu melakukan perubahan. Klik Continue. Selanjutnya, Anda dapat mengulangi proses untuk mengunggah file tambahan (misalnya dataset atau gambar). Setelah semua file selesai diunggah, klik Complete untuk menutup jendela unggahan. Anda akan kembali ke layar Submit an Article, di mana semua file yang diunggah akan ditampilkan. Jika perlu mengubahnya, klik panah biru di sebelah file dan gunakan opsi Edit. Klik Save and Continue untuk lanjut ke Langkah 3. Langkah 3 Pada Langkah 3, Anda diminta menambahkan informasi tambahan tentang naskah, termasuk: - Judul (dipisah menjadi prefix, title, subtitle) - Abstrak - Kontributor tambahan Anda dapat menambahkan penulis lain dengan mengklik Add Contributors, yang akan membuka jendela baru untuk mengisi data mereka. Klik Save, dan kontributor baru akan muncul di layar. Tergantung jurnal, mungkin ada kolom tambahan seperti keywords. Untuk menambahkan keyword, cukup ketik kata atau frasa lalu tekan Enter. Klik Save and Continue untuk melanjutkan. Langkah 4 Pada Langkah 4, Anda diminta memastikan bahwa semua informasi sudah benar. Klik Finish Submission. Akan muncul kotak konfirmasi, klik OK. Langkah 5 Pengiriman Anda telah selesai!Editor telah diberi notifikasi tentang submission Anda. Pada tahap ini, Anda dapat: - Meninjau submission ini - Membuat submission baru - Kembali ke dashboard Dashboard Di dashboard, Anda dapat melihat bahwa submission Anda berada pada tahap Submission. Dalam beberapa hari, statusnya akan berubah ke tahap Review, dan jika diterima akan berlanjut ke Copyediting dan Production, sebelum akhirnya dipublikasikan.

Penulisan (Authoring) / Menanggapi Hasil Review ( Responding to a Review )

Menanggapi Hasil Review Setelah proses review selesai, editor akan mengirimkan email yang berisi keputusan terkait naskah Anda. Setelah menerima email tersebut, masuk (login) ke Dashboard Anda. Pilih tautan Review di samping naskah yang Anda kirimkan untuk melihat keputusan editor. Di halaman tersebut, Anda dapat melihat keputusan editor (misalnya revisi diminta) serta tautan ke pemberitahuan yang dikirimkan oleh editor. Berdasarkan informasi yang terdapat dalam pesan editor, Anda perlu menyiapkan revisi naskah. Mengunggah File Revisi Gulir ke bawah halaman hingga Anda menemukan panel Revisions. Klik tautan Upload a File untuk mengunggah naskah yang telah direvisi. Pada menu tarik-turun (dropdown), pilih bahwa Anda sedang mengunggah revisi dari file yang sudah ada. Selanjutnya, unggah file revisi, lalu klik Continue. Periksa kembali detail file yang diunggah, kemudian klik Continue sekali lagi. Jika Anda memiliki file tambahan yang perlu diunggah, lakukan pada tahap ini. Jika tidak, klik Complete. File revisi Anda kini akan terlihat pada panel Revisions. Memberi Tahu Editor ( Infrom the Editor ) Langkah berikutnya adalah memberi tahu editor bahwa file revisi telah berhasil diunggah. Untuk melakukannya, buka panel Review Discussion. Kemudian, klik tautan Add Discussion. Gunakan tautan Add User untuk menambahkan editor ke dalam diskusi. Masukkan subjek dan isi pesan. Klik OK untuk mengirim pesan. Email akan dikirim kepada editor, dan baik Anda maupun editor dapat melihat pesan tersebut pada panel Review Discussions. Pada tahap ini, penulis hanya perlu menunggu tanggapan dari editor mengenai apakah revisi yang diajukan telah diterima atau masih memerlukan perbaikan lebih lanjut. Revisi Diterima ( Revisions Accepted ) Anda akan menerima email yang menyatakan bahwa revisi Anda telah diterima. Selain itu, notifikasi juga akan muncul pada Dashboard Anda. Notifikasi yang paling baru merupakan pemberitahuan terbaru. Klik notifikasi tersebut untuk membuka pesannya (isinya sama dengan email yang telah Anda terima). Gunakan tombol X di sudut kanan atas untuk menutup jendela pesan. Di bagian bawah Dashboard, Anda juga akan melihat balasan diskusi dari editor. Klik judul diskusi untuk membukanya. Selamat! Naskah Anda telah diterima, dan file submission Anda akan memasuki tahap Copyediting (penyuntingan naskah) sebelum dipublikasikan.

Penulisan (Authoring) / Menanggapi Hasil Review ( Responding to a Review )

Menanggapi Hasil Review Setelah proses review selesai, editor akan mengirimkan email yang berisi keputusan terkait naskah Anda. Setelah menerima email tersebut, masuk (login) ke Dashboard Anda. Pilih tautan Review di samping naskah yang Anda kirimkan untuk melihat keputusan editor. Di halaman tersebut, Anda dapat melihat keputusan editor (misalnya revisi diminta) serta tautan ke pemberitahuan yang dikirimkan oleh editor. Berdasarkan informasi yang terdapat dalam pesan editor, Anda perlu menyiapkan revisi naskah. Mengunggah File Revisi Gulir ke bawah halaman hingga Anda menemukan panel Revisions. Klik tautan Upload a File untuk mengunggah naskah yang telah direvisi. Pada menu tarik-turun (dropdown), pilih bahwa Anda sedang mengunggah revisi dari file yang sudah ada. Selanjutnya, unggah file revisi, lalu klik Continue. Periksa kembali detail file yang diunggah, kemudian klik Continue sekali lagi. Jika Anda memiliki file tambahan yang perlu diunggah, lakukan pada tahap ini. Jika tidak, klik Complete. File revisi Anda kini akan terlihat pada panel Revisions. Memberi Tahu Editor ( Infrom the Editor ) Langkah berikutnya adalah memberi tahu editor bahwa file revisi telah berhasil diunggah. Untuk melakukannya, buka panel Review Discussion. Kemudian, klik tautan Add Discussion. Gunakan tautan Add User untuk menambahkan editor ke dalam diskusi. Masukkan subjek dan isi pesan. Klik OK untuk mengirim pesan. Email akan dikirim kepada editor, dan baik Anda maupun editor dapat melihat pesan tersebut pada panel Review Discussions. Pada tahap ini, penulis hanya perlu menunggu tanggapan dari editor mengenai apakah revisi yang diajukan telah diterima atau masih memerlukan perbaikan lebih lanjut. Revisi Diterima ( Revisions Accepted ) Anda akan menerima email yang menyatakan bahwa revisi Anda telah diterima. Selain itu, notifikasi juga akan muncul pada Dashboard Anda. Notifikasi yang paling baru merupakan pemberitahuan terbaru. Klik notifikasi tersebut untuk membuka pesannya (isinya sama dengan email yang telah Anda terima). Gunakan tombol X di sudut kanan atas untuk menutup jendela pesan. Di bagian bawah Dashboard, Anda juga akan melihat balasan diskusi dari editor. Klik judul diskusi untuk membukanya. Selamat! Naskah Anda telah diterima, dan file submission Anda akan memasuki tahap Copyediting (penyuntingan naskah) sebelum dipublikasikan.

Penulisan (Authoring) / Mengirim Ulang untuk Review ( Resubmitting for Review )

Apabila editor memberikan keputusan Resubmit for Review, Anda tidak perlu membuat submission baru. Masuk (login) ke OJS, kemudian buka naskah yang dimaksud melalui halaman Dashboard. Proses pengiriman ulang dilakukan pada tahap Review. Untuk mengirim ulang naskah yang telah direvisi, lakukan langkah-langkah berikut: 1. Pada bagian Revisions, klik Upload File. 2. Unggah file naskah yang telah direvisi. 3. Pada daftar Article Component, pilih jenis file yang sesuai untuk revisi yang akan diunggah. 4. Selesaikan proses unggah hingga file berhasil ditambahkan ke bagian Revisions. 5. Setelah itu, buat Discussion baru untuk memberi tahu editor bahwa naskah revisi telah berhasil diunggah. Setelah naskah revisi dikirim, editor akan mengirimkannya kembali kepada reviewer untuk dilakukan proses peer review ulang. Apabila masih diperlukan perbaikan, Anda mungkin akan menerima permintaan revisi kembali. Setelah seluruh revisi disetujui oleh editor, naskah akan dilanjutkan ke tahap berikutnya dalam proses editorial.

Penulisan (Authoring) / Menanggapi Permintaan Copyediting ( Responding to a Copyediting Request )

Tahap berikutnya dalam alur kerja adalah memeriksa file naskah Anda yang telah melalui proses Copyediting. Anda akan menerima email yang memberi tahu bahwa file hasil Copyediting telah tersedia. Untuk melihatnya, masuk (login) ke jurnal dan buka Dashboard Anda. Pada Dashboard, Anda dapat melihat naskah Anda pada panel My Authored. Pilih tautan Copyediting untuk membuka halaman lengkap submission, termasuk pemberitahuan pada panel Copyediting Discussions. Klik judul diskusi yang tersedia untuk membukanya, baca pesan dari copyeditor, kemudian buka file yang dilampirkan. Setelah membaca file tersebut, Anda dapat memberikan tanggapan kepada copyeditor, baik untuk menyampaikan perubahan yang masih diperlukan maupun memberikan persetujuan terhadap hasil Copyediting. Apabila diperlukan, Anda juga dapat melampirkan file revisi. Namun, pada contoh ini, Anda cukup memberikan persetujuan terhadap perubahan yang telah dilakukan, kemudian klik OK. Pada Dashboard, Anda dapat melihat bahwa Anda adalah orang terakhir yang memberikan balasan pada diskusi tersebut. Peran Anda dalam proses Copyediting kini telah selesai. Selanjutnya, Anda hanya perlu menunggu permintaan untuk melakukan Proofreading terhadap galley (misalnya file PDF, HTML, dan format lainnya) sebelum naskah dipublikasikan.

Penulisan (Authoring) / Menanggapi Permintaan Proofreading (Responding to a Proofreading Request )

Tahap berikutnya dalam alur kerja adalah memeriksa file naskah Anda yang telah dikonversi menjadi galley (misalnya PDF, HTML, dan format lainnya). Anda akan menerima email yang memberi tahu bahwa file galley telah tersedia. Untuk melihatnya, masuk (login) ke jurnal dan buka Dashboard Anda. Pada Dashboard, Anda dapat melihat naskah Anda pada panel My Authored. Pilih tautan Production untuk membuka halaman lengkap submission, termasuk pemberitahuan pada panel Production Discussions.

Alur Kerja Editorial (Editorial Workflow) / Gambaran Umum (Overview)

Pada bab ini, Anda akan mempelajari alur submission naskah mulai dari proses pengiriman hingga artikel dipublikasikan. Proses editorial di OJS terdiri dari empat tahap utama, yaitu Submission, Review, Copyediting, dan Production. Submission Tahap Submission merupakan tahap awal setelah penulis mengirimkan naskah. Pada tahap ini, editor akan melakukan pemeriksaan awal terhadap naskah dan menugaskannya kepada Section Editor. Naskah akan dievaluasi untuk menentukan apakah memenuhi ruang lingkup, kebijakan, dan persyaratan jurnal. Apabila naskah tidak memenuhi kriteria tersebut, proses editorial akan dihentikan pada tahap ini. Sebaliknya, jika memenuhi persyaratan, naskah akan dilanjutkan ke tahap Review. Review Tahap Review merupakan proses peer review, yaitu penilaian naskah oleh reviewer. Selama proses ini, penulis dapat diminta melakukan revisi berdasarkan masukan dari reviewer maupun editor. Naskah yang tidak memenuhi standar penilaian dapat ditolak pada tahap ini. Apabila naskah dinyatakan diterima, proses akan dilanjutkan ke tahap Copyediting. Copyediting Tahap Copyediting dilakukan setelah naskah diterima. Pada tahap ini, copyeditor melakukan penyuntingan terhadap bahasa, tata tulis, format, dan konsistensi isi naskah. Dalam beberapa kasus, penulis akan diminta untuk meninjau hasil penyuntingan sebelum proses dilanjutkan. Production Tahap Production merupakan tahap akhir sebelum artikel dipublikasikan. Pada tahap ini, naskah yang telah selesai melalui proses Copyediting akan diubah menjadi file galley dalam berbagai format, seperti PDF, HTML, XML, atau format lainnya. Penulis akan diminta melakukan proofreading untuk memastikan tidak ada kesalahan pada file galley. Setelah seluruh proses selesai dan telah disetujui oleh pihak terkait, artikel akan dijadwalkan untuk diterbitkan pada edisi jurnal yang akan datang.

Alur Kerja Editorial (Editorial Workflow) / Tugas (Tasks)

Menu Your Tasks dapat diakses melalui panel navigasi di sebelah kiri pada halaman Dashboard. Menu ini menampilkan daftar tugas yang perlu Anda selesaikan selama proses editorial. Angka yang muncul di samping menu menunjukkan jumlah tugas yang sedang menunggu tindakan. Pada contoh gambar di bawah, angka 4 menunjukkan bahwa terdapat empat tugas yang harus diselesaikan. Tasks memberikan tampilan singkat mengenai berbagai tugas yang memerlukan perhatian Anda. Entri yang ditampilkan dengan huruf tebal (bold) merupakan tugas yang belum dibaca, sedangkan entri yang tidak dicetak tebal menunjukkan bahwa tugas tersebut sudah dibaca. Gunakan kotak centang (checkbox) untuk memilih tugas yang ingin dihapus. Setelah memilih tugas, klik tautan Delete yang tersedia di bagian bawah daftar untuk menghapusnya.

Alur Kerja Editorial (Editorial Workflow) / Submissions (Pengajuan Naskah)

Submissions (Pengajuan Naskah) Ketika seorang penulis mengirimkan naskah baru ke jurnal Anda, editor akan secara otomatis menerima email pemberitahuan. Saat Anda masuk ke Dashboard, Anda dapat menemukan naskah tersebut melalui Tasks atau melalui salah satu antrian (My Queue, Active, dan Archives). My Queue (Antrian Saya) Halaman ini terbagi menjadi 3 bagian: - Unassigned : Panel ini berisi submission yang ditambahkan ke bagian (section) yang belum memiliki Section Editor. - My Assigned: Panel ini berisi submission yang ditugaskan pada bagian di mana Anda berperan sebagai Section Editor. - My Authored: Panel ini berisi submission yang Anda tulis sendiri dan seharusnya ditangani oleh editor lain. Fitur pencarian (Search) pada setiap queue dapat membantu dalam menemukan submission tertentu. Active (Aktif) Bagian ini berisi daftar semua submission tanpa dikelompokkan ke dalam antrian tertentu. Archived (Arsip) Bagian ini berisi daftar submission yang telah ditolak atau sudah diterbitkan oleh jurnal. Contoh Submission ( Our Submission ) Pada contoh ini, kita mencari submission berjudul Test Article #4 dari Chekov. Naskah tersebut dapat ditemukan di antrian Unassigned, serta di bagian bawah Active queue. Setelah menemukan submission tersebut, Anda dapat menggunakan panah biru untuk menampilkan opsi seperti Delete atau More Information. - Delete: Menghapus submission - More Information: Menampilkan riwayat submission Submission Record (Catatan Submission) Untuk melihat detail submission, pilih tautan Submission di sebelah kanan judul. Anda akan diarahkan ke halaman detail submission. Dari halaman ini, Anda dapat melihat: - Submission Files: Panel ini menampilkan file yang telah dikirimkan. Pada contoh ini hanya ada satu file, namun bisa saja terdapat beberapa file. - Pre-Review Discussions: Panel ini digunakan untuk komunikasi antara editor dengan penulis atau tim editorial lainnya, misalnya untuk meminta informasi tambahan atau menugaskan Section Editor. - Participants: Panel ini menampilkan daftar semua pihak yang terlibat dalam submission. Saat ini hanya ada penulis, namun editor dan Section Editor akan muncul di sini setelah ditambahkan. Pada bilah biru di bagian atas, Anda dapat melihat: Metadata: Untuk melihat dan mengedit metadata submission. Tab Identifier juga digunakan untuk melihat atau menambahkan identitas unik. Editorial History: Untuk melihat riwayat dan catatan editorial dari submission. Tab Notes digunakan untuk melihat atau menambahkan catatan editorial. Submission Library: Untuk menambahkan dokumen terkait ke dalam perpustakaan submission. Menugaskan Submission (Assigning the Submission) Untuk melanjutkan proses, langkah berikutnya adalah menugaskan editor atau section editor. Pilih tautan Add pada panel Participants. Anda dapat mencari pengguna berdasarkan peran, memilih individu, lalu mengirim pesan untuk meminta mereka menangani submission tersebut. Klik OK untuk menyimpan penugasan dan mengirim pesan. Setelah itu, Section Editor akan muncul di daftar Participants, dan beberapa tombol aksi baru akan tersedia: - Send to Review: Mengirim submission ke tahap review - Send to Copyediting: Melewati tahap review dan langsung ke copyediting - Decline Submission: Menolak submission dan mengarsipkannya Editor juga dapat menugaskan dirinya sendiri pada submission. Section Editor Setelah Section Editor ditugaskan, ia dapat masuk ke Dashboard dan melihat submission di bagian bawah My Assigned queue. Dengan mengklik tautan submission, ia dapat membuka detail lengkap submission. Perhatikan adanya Pre-Review Discussion, yaitu undangan dari editor sebelumnya, serta nama Section Editor yang sudah muncul di daftar Participants. Menerima Penugasan (Accepting the Assignment) Tidak wajib, tetapi Section Editor dapat membalas Pre-Review Discussion untuk memberi tahu editor bahwa ia akan menangani tugas tersebut. Berkomunikasi dengan Penulis (Communicating with the Author) Jika Section Editor memiliki pertanyaan, ia dapat menggunakan Pre-Review Discussions untuk berkomunikasi dengan penulis. Mengirim ke Review (Sending to Review) Setelah Section Editor yakin bahwa naskah sesuai untuk jurnal, ia dapat memilih tombol Send to Review untuk melanjutkan ke tahap berikutnya. Pastikan file yang akan direview tetap dicentang (checked off).

Alur Kerja Editorial (Editorial Workflow) / Review (Peninjauan)

Ketika naskah memasuki tahap Review, akan muncul notifikasi bahwa Reviewer perlu ditugaskan. Dari panel Reviewers, Anda dapat memilih Add Reviewer untuk menugaskan Reviewer baru. Ini akan membuka jendela baru, di mana daftar Reviewer ditampilkan dan dapat dipilih satu per satu. Perhatikan detail yang ditampilkan mengenai Reviewer, termasuk minat (interests), riwayat penugasan, dan lainnya. Di bagian bawah formulir ini, Anda akan melihat beberapa opsi: Select Reviewer: Digunakan untuk mengonfirmasi pilihan setelah Anda memilih Reviewer dari daftar. Create New Reviewer: Jika tidak ada Reviewer yang sesuai, Anda dapat membuat akun Reviewer baru dalam sistem. Enroll Existing User: Jika tidak ada Reviewer yang sesuai, Anda dapat mendaftarkan pengguna yang sudah ada sebagai Reviewer. Untuk contoh ini, kita memilih Scotty sebagai Reviewer, lalu klik tombol Select Reviewer. Ini akan membuka jendela baru berisi pesan untuk Reviewer. Anda dapat mengubah teks pesan yang sudah disiapkan. Di bagian bawah formulir, terdapat detail tambahan yang dikirim ke Reviewer, termasuk judul, abstrak, tanggal penting, dan tautan ke file yang akan direview. Klik tombol Add Reviewer untuk mengirim pesan dan menugaskan Reviewer tersebut. Kembali ke tahap Review, Reviewer yang dipilih sekarang sudah muncul dalam daftar. Anda dapat melakukan perubahan tambahan menggunakan ikon panah biru di sebelah nama Reviewer. Review Details: Menampilkan detail review. Email Reviewer: Mengirim pesan ke Reviewer. Edit Review: Mengubah tanggal review dan file. Unassign Reviewer: Membatalkan penugasan Reviewer. History: Menampilkan riwayat singkat review. Pada tahap ini, Anda dapat menambahkan Reviewer lain dan menunggu hasil rekomendasi mereka. Menanggapi Review (Responding to Reviews) Setelah Reviewer menyelesaikan pekerjaannya, Section Editor dapat melihat hasilnya di Dashboard. Di sana akan muncul notifikasi bahwa review baru telah masuk dan apakah semua review sudah lengkap. Gunakan tautan Read Review pada panel Reviewers untuk membaca komentar Reviewer, termasuk komentar untuk Author & Editor maupun Editor saja. Pilih Confirm di bagian bawah layar. Pada panel Reviewers, akan muncul tautan Thank Reviewer. Pilih tautan tersebut untuk mengucapkan terima kasih kepada Reviewer. Klik tombol Thank Reviewer untuk mengirim pesan. Pengambilan Keputusan (Making the Decision) Berdasarkan rekomendasi Reviewer, Anda dapat menggunakan tombol aksi untuk membuat keputusan Request Revisions: Penulis diminta melakukan revisi kecil, tanpa perlu review ulang. Resubmit for Review: Penulis diminta melakukan revisi besar dan akan dilakukan review ulang. Send to Copyediting: Naskah diterima tanpa revisi dan lanjut ke tahap Copyediting. Decline Submission: Naskah ditolak dan dipindahkan ke arsip. Membuat Keputusan (Making the Decision) Dalam contoh ini, kita meminta penulis melakukan revisi kecil sebelum diterima. Pilih tombol Request Revisions. Akan muncul jendela pesan baru yang dapat diedit sebelum dikirim. Gunakan tombol Add Reviews untuk memasukkan komentar Reviewer dari bagian Editor dan Author. Komentar yang berada di bagian Editor only tidak akan ditampilkan. Jika ada lampiran seperti file anotasi dari Reviewer, Anda dapat menambahkannya di sini (selama sudah dianonimkan). Klik Record Editorial Decision untuk mengirim pesan. Selanjutnya, Anda harus menunggu penulis mengirimkan revisi. Respon Penulis (Author Responds) Setelah penulis mengirim revisi, Anda akan menerima pesan (melalui email dan panel Review Discussions). File revisi juga akan muncul di panel Revisions. Pada tahap ini, Anda dapat mengunduh file revisi, memeriksa kelayakannya, dan berkomunikasi dengan penulis melalui panel Review Discussions. Dalam contoh ini, kita akan memberi tahu penulis bahwa revisi diterima. Klik judul diskusi untuk membuka kotak pesan. Gunakan tombol Add Message untuk membalas. Alternatif lain adalah meminta revisi tambahan, tetapi pada tahap ini kita melanjutkan proses. Pindah ke Copyediting (Moving to Copyediting) Naskah sekarang siap dipindahkan ke tahap Copyediting. Gunakan tombol biru Send to Copyediting. Akan terbuka jendela baru. Klik tombol Record Editorial Decision di bagian bawah jendela. Naskah kemudian secara otomatis dipindahkan ke tahap Copyediting

Alur Kerja Editorial (Editorial Workflow) / Copyediting (Penyuntingan Naskah)

Memberi Tahu Editor Ketika sebuah submission telah disetujui pada tahap Review, naskah tersebut akan otomatis berpindah ke tahap Copyediting. Menambahkan Copyeditor (Adding a Copyeditor) Saat submission memasuki tahap Copyediting, akan muncul notifikasi bahwa Copyeditor perlu ditugaskan. Copyeditor dapat ditambahkan melalui tautan Add pada panel Participants. Ini akan membuka jendela baru. Anda dapat menggunakan menu dropdown peran untuk memilih Copyeditor, kemudian klik tombol Search. Semua Copyeditor yang tersedia akan ditampilkan. Pilih salah satu Copyeditor untuk naskah ini. Pilih pesan yang telah disiapkan. Lakukan perubahan jika diperlukan pada pesan tersebut. Klik Send. Sekarang Anda dapat melihat bahwa ada notifikasi baru bahwa naskah sedang menunggu proses copyediting, Copyeditor sudah ditambahkan ke daftar Participants, dan permintaan juga terlihat pada panel Copyediting Discussions. Selanjutnya, Anda tinggal menunggu Copyeditor menyelesaikan pekerjaannya. Copyeditor Copyeditor akan menerima email dari Section Editor yang memintanya untuk menangani submission. Untuk memulai, ia harus login dan menemukan naskah melalui Dashboard. Kemudian, ia dapat mengklik tautan Copyediting di samping judul naskah. Ini akan langsung membawa ke tahap Copyediting untuk submission tersebut. Dari sini, Copyeditor dapat melihat Draft Files, yaitu file yang perlu disunting. Dengan mengklik judul file, file akan diunduh ke komputer. Di luar OJS, Copyeditor akan melakukan proses penyuntingan. Untuk memeriksa metadata naskah, gunakan tautan Metadata pada bilah biru di bagian atas. Ini mencakup pengecekan judul artikel, abstrak, nama penulis, kata kunci, dan lainnya. Jika ada perubahan, klik tombol Save sebelum menutup jendela tersebut. Konsultasi dengan Penulis ( Consult with the Author) Setelah selesai melakukan copyediting, Copyeditor akan mengirimkan hasilnya kepada penulis dengan menambahkan diskusi baru melalui panel Copyediting Discussions menggunakan tautan Add Discussion. Pada jendela Add Discussion, Copyeditor harus memilih Author, menambahkan subjek dan pesan. Di bagian bawah jendela, Copyeditor harus mengunggah file hasil copyediting. Untuk itu, gunakan tautan Upload File. Ini akan membuka jendela baru untuk memilih Article Component (misalnya teks artikel) dan mengunggah file. Klik Continue untuk melanjutkan. Pada langkah berikutnya, nama file dapat diedit jika diperlukan. Selanjutnya, Anda dapat mengunggah file tambahan atau klik Complete. Kembali ke jendela sebelumnya, file yang dilampirkan kini sudah terlihat. Klik OK untuk mengirim pesan kepada penulis. Pesan tersebut sekarang akan muncul di Copyediting Discussions. Selanjutnya, Copyeditor menunggu respons dari penulis. Respons Penulis (Author Responds) Setelah penulis merespons, Copyeditor dapat meninjau masukan tersebut melalui balasan pada diskusi. Dari sini, dapat terlihat bahwa tidak ada perubahan lebih lanjut yang diperlukan. File Copyediting Final ( The Final Copyedited File) Sekarang Copyeditor dapat mengunggah versi final hasil copyediting pada panel Copyedited di bagian bawah layar. Gunakan tautan Upload/Select Files untuk mengunggah versi final. Penting untuk dicatat bahwa terdapat beberapa pilihan 1. Mengunggah file baru (misalnya jika ada perubahan terbaru setelah dikirim ke penulis) 2. Memilih versi asli penulis (jarang digunakan) 3. Memilih versi Copyeditor (versi yang telah dikirim ke penulis jika tidak ada perubahan tambahan) Untuk contoh ini, pilih versi Copyeditor dengan mencentang file tersebut di sebelah kiri. Klik OK. File kini muncul di panel Copyedited, menandakan bahwa ini adalah versi final yang siap masuk ke tahap Production. Memberi Tahu Section Editor (Inform the Section Editor) Langkah terakhir adalah memberi tahu Section Editor bahwa proses copyediting telah selesai. Untuk itu, buat diskusi baru di Copyediting Discussions dengan mengklik Add Discussion. Tambahkan Section Editor, subjek, dan pesan. Klik OK untuk mengirim pesan. Kembali ke tahap Copyediting, pesan tersebut sekarang terlihat. Pekerjaan Copyeditor kini selesai. Pindah ke Production (Moving to Production) Section Editor akan menerima email bahwa proses copyediting telah selesai, serta melihat notifikasi pada bagian diskusi. File hasil copyediting final dapat diunduh dan diperiksa dari panel Copyedited. Pada tahap ini, Section Editor dapat berkomunikasi kembali dengan Copyeditor, atau jika sudah puas, melanjutkan ke tahap Production. Untuk melanjutkan, klik tombol biru Send to Production. Ini akan mengirimkan pemberitahuan resmi kepada penulis bahwa naskah akan masuk ke tahap berikutnya. Perhatikan bahwa file yang sesuai dari panel Copyedited akan otomatis dipindahkan ke Production. Klik Record Editorial Decision untuk melanjutkan. Tahap Copyediting kini selesai

Alur Kerja Editorial (Editorial Workflow) / Production (Produksi)

Dengan selesainya tahap Copyediting, naskah sekarang berpindah ke tahap Production. Pada tahap ini, file hasil copyedit (sering berupa file Microsoft Word) akan dikonversi menjadi format yang siap dipublikasikan (misalnya PDF, HTML) dan kemudian diperiksa (proofreading) sebelum diterbitkan. Untuk mulai bekerja di tahap Production, Section Editor harus masuk (login) ke sistem dan memilih naskah dari Dashboard. Memilih tautan Production akan membuka halaman detail submission. Anda akan melihat bahwa file hasil copyediting kini tersedia pada panel Production Ready Files. Sebuah banner notifikasi juga menunjukkan bahwa Anda harus menugaskan seseorang untuk membuat file galley (misalnya PDF, HTML, dll.) dari file siap produksi tersebut. Hal ini dapat berbeda di setiap jurnal — bisa saja ada Layout Editor atau Production Assistant yang bertugas melakukan pekerjaan ini. Untuk melakukan penugasan, gunakan tautan Add pada daftar Participants. Ini akan membuka jendela baru. Gunakan pemilih peran dan tombol pencarian untuk menemukan pengguna yang sesuai, pilih satu orang, pilih pesan yang telah disiapkan, lalu klik OK untuk mengirim. Pengguna tersebut kini telah menerima notifikasi melalui email dan juga di Dashboard mereka. Perhatikan bahwa notifikasi sekarang menunjukkan bahwa naskah berstatus “Awaiting Galleys”. Anda dapat melihat Layout Editor pada daftar Participants, dan Anda juga dapat melihat pemberitahuan permintaan pada panel Production Discussions. Anda sekarang dapat menunggu Layout Editor menyelesaikan tugasnya. Layout Editor (Penyunting Tata Letak) Sebagai Layout Editor, Anda akan menerima pesan yang mengundang Anda untuk membuat galley dari naskah tersebut. Untuk memulai, masuk ke sistem dan buka Dashboard. Dari sini, temukan naskah dan pilih tautan Production. Ini akan membawa Anda ke halaman detail submission. Dari panel Production Ready Files, unduh file ke komputer Anda dan kerjakan di luar OJS untuk mengubahnya menjadi format yang sesuai dengan jurnal (misalnya HTML, PDF, dll.). Catatan: PKP sedang mengembangkan proyek untuk mengotomatiskan konversi dokumen Microsoft Word ke berbagai format lain seperti XML, HTML, PDF, EPUB, dan lainnya. Perkembangan ini dapat diikuti melalui blog resmi PKP. Menghubungi Penulis (Contact the Author) Selanjutnya, Anda perlu mengirimkan file PDF kepada penulis untuk ditinjau terakhir kali (final check). Untuk melakukannya, gunakan tautan Add Discussion pada panel Production Discussion. Ini akan membuka jendela baru Pastikan untuk menambahkan penulis di bagian atas jendela, lalu isi subjek dan pesan. Sebelum mengirim, lampirkan file PDF menggunakan tautan Upload File agar dapat diakses oleh penulis. Pilih Article Component yang sesuai, lalu unggah file PDF. Klik Continue. Jika perlu, Anda dapat mengganti nama file pada langkah berikutnya. Anda juga dapat mengunggah file tambahan jika diperlukan. Setelah selesai, klik Complete. File sekarang sudah terlampir dan Anda dapat mengirim pesan menggunakan tombol OK. Penulis kini telah diberi notifikasi dan Anda tinggal menunggu responsnya. Respons Penulis (Author Response) Setelah penulis meninjau galley dan memberikan respons, Anda akan menerima notifikasi email dan juga melihat balasan di Production Discussions. Menambahkan Galley (Add Galleys) Setelah penulis melakukan proofreading, Anda dapat melakukan perubahan terakhir dan mengunggah file ke panel Galleys. Gunakan tautan Add Galley, yang akan membuka jendela baru. Tambahkan label yang sesuai (misalnya PDF, HTML, dll.), lalu klik Save. Pilih komponen artikel yang sesuai (misalnya teks artikel) dan unggah file galley. Klik Continue. Jika perlu, ubah nama file. Klik Continue. Jika ada file lain, unggah sekarang. Jika tidak, klik Complete. Sekarang galley akan terlihat di panel Galley. Anda dapat mengubahnya dengan mengklik panah biru di sebelah kiri label galley, yang menyediakan opsi untuk mengedit, mengganti file, atau menghapus. Memberi Tahu Section Editor (Inform the Section Editor) Terakhir, Anda perlu memberi tahu Section Editor bahwa galley telah selesai. Gunakan panel Production Discussion dan pilih Add Discussion. Tambahkan Section Editor di bagian atas, lalu isi subjek dan pesan. Klik OK untuk mengirim. Diskusi sekarang akan terlihat di sistem. Section Editor Memberi Tahu Editor (Section Editor Informs Editor) Pada tahap ini, Section Editor menerima notifikasi dari Layout Editor dan meninjau file galley. Ia dapat meminta revisi tambahan melalui Production Discussions, atau memberi tahu Editor bahwa galley sudah siap dipublikasikan. Untuk memberi tahu Editor, gunakan kembali Add Discussion pada panel Production Discussion. Penjadwalan Publikasi (Scheduling for Publication) Setelah menerima notifikasi bahwa galley telah selesai, Editor masuk ke halaman submission dan memeriksa file galley. Jika sudah siap, Editor dapat menekan tombol biru Schedule for Publication. Memilih tombol ini akan membuka jendela Publication. Di sini, naskah dapat dimasukkan ke dalam edisi jurnal yang akan datang atau edisi lama. Anda juga dapat menambahkan nomor halaman, izin, dan informasi lisensi. Dengan menekan Save, naskah akan dipublikasikan pada edisi yang dipilih. Jika edisi tersebut sudah terbit, maka artikel akan langsung tersedia untuk pembaca. Selamat! Anda telah menyelesaikan seluruh alur kerja editorial.

Reviewing (Proses Peninjauan) / Gambaran Umum (Overview)

Reviewer dipilih oleh Editor atau Section Editor untuk melakukan peninjauan terhadap sebuah submission. Reviewer diminta untuk mengirimkan hasil review melalui situs jurnal, serta dapat mengunggah lampiran yang dapat digunakan oleh Editor dan Author. Reviewer juga dapat diberi penilaian oleh Section Editor, tergantung pada kebijakan masing-masing jurnal.

Reviewing (Proses Peninjauan) / Proses Reviewing (Reviewing Process)

Sebagai reviewer, Anda akan menerima permintaan review melalui email atau dengan memeriksa Dashboard Anda. Dari daftar My Assigned, cari judul naskah dan tautan Review. Perhatikan bahwa dalam proses double-blind peer review, tidak ada informasi penulis yang ditampilkan. Dengan memilih tautan Review, Anda akan diarahkan ke langkah pertama dalam catatan submission. Tampilan ini lebih terbatas dibandingkan tampilan editor, dan tidak memuat informasi penulis. Langkah pertama ini terdiri dari beberapa bagian: Request for Review: berisi teks undangan untuk menjadi reviewer. Article Title: menampilkan judul artikel. Abstract: menampilkan abstrak artikel. Tautan View All Submission Details akan membuka jendela yang berisi informasi tambahan, termasuk semua metadata yang tidak mencantumkan identitas penulis. Perlu diperhatikan bahwa semua field ini tidak dapat diedit oleh reviewer, dan hanya disediakan untuk membantu proses review secara menyeluruh. Tutup jendela tersebut dan lanjutkan ke bagian bawah halaman. Di sini Anda dapat melihat Review Schedule, termasuk semua tenggat waktu yang relevan. Dari bagian ini, Anda dapat memilih untuk menolak (decline) atau menerima (accept) permintaan review. Jika Anda menolak, Anda akan dikeluarkan dari proses. Jika Anda menerima, Anda akan melanjutkan ke langkah review kedua, di mana Anda dapat membaca panduan reviewer yang disediakan oleh jurnal. Klik Continue untuk melanjutkan ke langkah ketiga. Pada tahap ini, Anda dapat mengunduh file artikel dan memasukkan komentar review. Tersedia dua kotak komentar: Kotak pertama untuk komentar kepada Editor dan Author Kotak kedua hanya untuk Editor Setelah membaca artikel dan menambahkan komentar, gulir ke bawah untuk (opsional) mengunggah file hasil anotasi. Pastikan file sudah dihapus informasi identitas pribadi sebelum diunggah. Selanjutnya, Anda harus memilih rekomendasi melalui menu dropdown. Pilihan yang tersedia: Accept Submission: artikel siap masuk ke Copyediting tanpa revisi. Revisions Required: membutuhkan revisi kecil sebelum diterima. Resubmit for Review: membutuhkan revisi besar dan review ulang. Resubmit Elsewhere: tidak sesuai dengan fokus jurnal. Decline Submission: terlalu banyak kelemahan untuk diterima. See Comments: jika tidak ada opsi yang sesuai, berikan komentar untuk editor. Terakhir, klik tombol Submit Review untuk menyelesaikan tugas Anda. Anda akan diminta konfirmasi. Klik OK, lalu Anda akan diarahkan ke halaman konfirmasi akhir sebagai tanda terima kasih atas kontribusi Anda. Selesai! Proses review telah selesai.

Langganan (Subscription) / Kebijakan Langganan (subscription police)

Lengkapi informasi mengenai kebijakan langganan jurnal pada halaman ini. Subscription Manager: Tambahkan informasi pribadi orang yang bertanggung jawab atas pengelolaan langganan. Subscription Information: Tambahkan informasi mengenai kebijakan langganan yang akan ditampilkan pada situs web jurnal. Subscription Expiry: Tentukan apakah pelanggan yang masa langganannya telah berakhir masih dapat mengakses konten lama. Subscription Expiry Reminder: Atur pengiriman pengingat perpanjangan langganan secara otomatis. Online Payment Notifications: Menginformasikan Subscription Manager mengenai aktivitas pembayaran yang dilakukan secara daring Open Access Options for Subscription Journals: Jika diperlukan, tentukan jumlah bulan pembatasan akses untuk edisi terbaru. Konten yang lebih lama akan secara otomatis menjadi akses terbuka (Open Access)

Langganan (Subscription) / Jenis Langganan (Subscription Types)

Langkah berikutnya dalam pengaturan manajemen langganan adalah menentukan jenis langganan yang ditawarkan oleh jurnal. Umumnya, jurnal menawarkan langganan individu dan langganan institusi. Beberapa jurnal juga menyediakan penawaran khusus bagi anggota organisasi atau mahasiswa. OJS mendukung pengelolaan langganan cetak, daring (online), maupun keduanya. Anda juga dapat membuat lebih dari satu jenis langganan dengan jangka waktu yang berbeda, misalnya 12 bulan atau 36 bulan. Pilih Create New Subscription Type untuk menambahkan jenis langganan baru. Name of Type: Berikan nama yang unik untuk jenis langganan baru (misalnya Mahasiswa). Description: Masukkan deskripsi singkat yang akan ditampilkan pada situs web jurnal. Cost: Pilih jenis mata uang dan tentukan besaran biaya langganan. Format: Pilih format langganan yang sesuai (misalnya Online). Duration: Masukkan jumlah bulan masa berlaku langganan (misalnya 12 bulan). Subscriptions: Tentukan apakah jenis langganan ini berlaku untuk individu atau institusi. Options: Pilih opsi tambahan yang sesuai, jika diperlukan.

Langganan (Subscription) / Jenis Pembayaran ( Payment Types )

Jika Anda belum melakukannya, buka Settings > Distribution > Payments, kemudian atur mata uang dan metode pembayaran yang sesuai (misalnya PayPal). Gunakan halaman ini untuk menentukan besaran biaya yang dikenakan untuk berbagai jenis pembayaran. General Options: Centang opsi ini untuk mengaktifkan penerimaan pembayaran. Author Fees: Tentukan biaya yang akan dikenakan kepada penulis, misalnya Article Processing Charge (APC) atau biaya pemrosesan artikel. Reader Fees: Gunakan opsi ini untuk mengenakan biaya kepada pembaca yang terpisah dari biaya langganan. General Fees: Gunakan opsi ini untuk menetapkan biaya lainnya, seperti biaya keanggotaan (membership) atau biaya umum lainnya.

Langganan (Subscription) / Pembayaran (Payments)

Setiap pembayaran yang diterima akan dicatat dan ditampilkan pada tab Payments ini.

Langganan (Subscription) / Langganan Individu (Individual Subscriptions)

Semua jenis langganan individu akan ditampilkan pada halaman ini. Anda dapat membuat langganan individu baru dengan menggunakan tautan Create New Subscription. Namun, sebelumnya Anda harus membuat akun baru untuk pelanggan tersebut melalui menu Users & Roles (lihat Bab 7). Setelah akun dibuat, Anda dapat mencarinya pada halaman ini dan menerapkan pengaturan langganan yang sesuai. Subscription Type: Pilih jenis langganan yang sesuai untuk pelanggan baru (misalnya Student) dan tentukan statusnya (misalnya Active).  Jenis langganan (Subscription Types) telah dikonfigurasi pada bagian sebelumnya dalam bab ini. Date: Tentukan tanggal mulai dan tanggal berakhir langganan. Membership: Jika pelanggan memiliki keanggotaan yang relevan, tambahkan informasi tersebut di sini (opsional). Reference Number: Jika pelanggan memiliki nomor referensi yang terkait, seperti nomor faktur atau nomor pembayaran, tambahkan informasi tersebut di sini (opsional). Notes: Jika terdapat catatan tambahan yang relevan mengenai pelanggan atau langganannya, masukkan informasi tersebut di sini (opsional).

Langganan (Subscription) / Langganan Institusi (Institutional Subscriptions)

Semua jenis langganan institusi akan ditampilkan pada halaman ini. Langganan institusi dikelola dengan cara yang serupa dengan langganan individu, tetapi ditujukan untuk perpustakaan, lembaga penelitian, dan organisasi lain yang berlangganan jurnal Anda. Anda dapat membuat langganan institusi baru dengan menggunakan tautan Create New Subscription. Namun, sebelumnya Anda harus membuat akun baru untuk kontak (contact person) dari institusi tersebut melalui menu Users & Roles (lihat Bab 7). Setelah akun dibuat, Anda dapat mencarinya pada halaman ini dan menerapkan pengaturan langganan yang sesuai. ●      Subscription Type: Pilih jenis langganan yang sesuai untuk pelanggan baru (misalnya Library) dan tentukan statusnya (misalnya Active).  Jenis langganan (Subscription Types) telah dikonfigurasi pada bagian sebelumnya dalam bab ini. ●      Date: Tentukan tanggal mulai dan tanggal berakhir langganan. ●      Institution: Masukkan nama institusi yang berlangganan (misalnya Simon Fraser University Library). ●      Mailing Address: Masukkan alamat surat institusi. ●      Domain: Masukkan nama domain institusi (misalnya sfu.ca). Pembaca yang mengakses jurnal dari komputer dengan domain tersebut akan secara otomatis memperoleh akses. Pengaturan ini umumnya berlaku bagi pengguna yang berada di lingkungan kampus atau jaringan institusi. ●      IP Ranges: Institusi dapat memberikan rentang alamat IP (IP Ranges). Pembaca yang mengakses jurnal dari alamat IP dalam rentang tersebut akan secara otomatis memperoleh akses. ●      Notes: Jika terdapat catatan tambahan yang relevan, masukkan informasi tersebut pada bagian ini (opsional).

Issues (masalah) / Gambaran Umum (Overview)

Pilih menu Issues pada panel navigasi sebelah kiri untuk mengelola seluruh edisi (issue) jurnal Anda.

Issues (masalah) / Edisi Mendatang (Future Issues)

Future Issues adalah semua edisi jurnal yang belum diterbitkan. Anda dapat membuat sebanyak yang Anda inginkan, dan menjadwalkan naskah untuk dimasukkan ke dalam masing-masing edisi tersebut. Buat Edisi (Create Issue) Untuk membuat edisi baru, gunakan tautan Create Issue dan isi formulir yang tersedia. Terdapat kolom untuk menambahkan informasi volume, nomor, tahun, dan judul (misalnya Special Issue #1), serta deskripsi dan gambar sampul (jika diperlukan). Edit Edisi (Edit Issue) Anda juga dapat mengedit edisi yang sudah ada (future issue) dengan memilih panah biru di sebelah kiri entri edisi pada halaman Future Issues. - Daftar Isi (Table of Contents): Untuk edisi baru akan kosong, tetapi untuk edisi yang sudah memiliki naskah yang dijadwalkan, naskah tersebut akan ditampilkan di sini.  Gunakan panah biru di sebelah setiap naskah untuk membuka tautan langsung ke rekaman naskah atau menghapusnya. Anda juga dapat menggunakan tautan Order untuk mengatur ulang urutan entri. - Data Edisi (Issue Data): Menyediakan akses ke data volume, nomor, dan informasi lain yang dimasukkan saat pertama kali membuat edisi. - Galley Edisi (Issue Galleys): Memungkinkan Anda mengunggah galley lengkap untuk satu edisi, misalnya satu file PDF yang berisi semua artikel. File ini akan ditautkan dari halaman web edisi. - Identifikasi (Identifiers): Digunakan untuk menambahkan DOI pada tingkat edisi jika jurnal Anda mendukungnya. Pratinjau Edisi (Preview Issue) Melalui panah biru yang sama, Anda juga dapat memilih Preview untuk melihat tampilan edisi sebelum dipublikasikan. Publikasikan Edisi (Publish Issue) Jika sudah sesuai, klik Publish Issue untuk menerbitkan edisi di situs jurnal Anda. Hapus Edisi (Delete Issue) \Anda dapat menggunakan tautan Delete untuk menghapus edisi. Artikel yang telah ditetapkan ke edisi tersebut akan kembali ke status belum dipublikasikan.

Issues (masalah) / Edisi Terbit (Back Issues)

Tab ini menampilkan semua edisi yang telah dipublikasikan. Seperti pada Future Issues, penggunaan panah biru akan menampilkan opsi yang serupa seperti yang dijelaskan sebelumnya (Edit, Preview, dan lain-lain

Pengguna dan Peran (Users and Roles) / Gambaran Umum (Overview)

Pengguna dan Peran (Users and Roles) Menu ini digunakan untuk mengelola seluruh akun pengguna yang terdaftar pada jurnal, termasuk mengatur peran (roles) dan hak akses (permissions) masing-masing pengguna.

Pengguna dan Peran (Users and Roles) / Pengguna (Users)

Selain mengelola situs web jurnal, Journal Manager juga bertanggung jawab atas semua akun pengguna dalam sistem. Untuk melihat akun pengguna, pilih Users & Roles dari menu sebelah kiri. Pengguna ditampilkan berdasarkan urutan nama belakang. Anda dapat mengedit akun pengguna dengan memilih panah biru di sebelah kiri setiap entri. Tindakan ini akan menampilkan opsi Email, Edit User, Disable, Remove, Login As, dan Merge User. Email membuka jendela yang memungkinkan Anda mengirim pesan dengan cepat kepada pengguna tersebut. Edit User memungkinkan Anda melakukan perubahan pada akun pengguna tersebut. Disable mempertahankan akun tetap ada, tetapi mencegah pengguna mengaksesnya. Remove menghapus akun pengguna dari catatan jurnal Anda sehingga pengguna tidak lagi dapat masuk (login), tetapi akun tersebut tetap ada di dalam sistem. Login As memungkinkan Anda masuk sementara sebagai pengguna tersebut, misalnya untuk menyelesaikan tugas yang masih tertunda. Merge User memungkinkan Anda menggabungkan akun pengguna ini, termasuk semua submission atau penugasannya, ke akun pengguna lain dalam sistem Anda. Catatan: Ini adalah satu-satunya cara untuk menghapus akun sepenuhnya dari sistem. Anda mungkin ingin membuat akun pengguna dummy (misalnya Deleted Users) dan menggunakannya sebagai tujuan penggabungan akun-akun yang tidak lagi diperlukan. Pencarian (Search) Jika Anda memiliki banyak pengguna, Anda dapat memanfaatkan fitur Search. Fitur ini membantu Anda menemukan pengguna dengan cepat ketika Anda mengetahui nama depan, nama belakang, atau informasi lainnya. Catatan: Jika Anda membiarkan kolom Search kosong, memilih suatu Role (Peran), lalu mengklik Search, sistem akan menampilkan daftar semua pengguna yang memiliki peran tersebut (misalnya, semua Journal Manager). Tambah Pengguna (Add User) Untuk menambahkan pengguna baru ke jurnal Anda, pilih tautan Add User. Tindakan ini akan membuka jendela baru yang berisi sejumlah kolom yang harus diisi. Setelah semua kolom diisi dan Anda mengklik Save, Anda akan diminta untuk menetapkan peran (role) pada akun baru tersebut. Gunakan tautan Add Role untuk membuka pemilih peran. Setelah semua peran ditambahkan, klik tombol Save

Pengguna dan Peran (Users and Roles) / Peran (Roles)

Pengguna dalam sistem harus memiliki satu atau lebih peran (role). Peran menentukan apa yang dapat dilakukan oleh pengguna di dalam sistem. Seorang Author (Penulis) dapat mengirimkan naskah dan memiliki akses terbatas. Seorang Editor dapat mengelola naskah, sedangkan Journal Manager dapat mengonfigurasi pengaturan jurnal. Satu pengguna dapat memiliki lebih dari satu peran, misalnya sebagai Journal Manager, Editor, dan Author dalam jurnal yang sama. OJS 3 menyediakan berbagai peran dengan tingkat hak akses yang berbeda-beda. Pada halaman ini, Anda dapat melihat setiap peran beserta tahapan editorial yang dapat diakses oleh peran tersebut. Contoh yang baik adalah peran Copyeditor, yang hanya dapat mengakses tahap copyediting. Copyeditor tidak dapat berpindah ke tahap Review untuk melihat proses penelaahan sejawat (peer review). Menghapus centang pada suatu kotak akan menghilangkan akses ke tahap tersebut bagi pengguna yang memiliki peran tersebut. Lihat Bab 10 untuk informasi lebih lanjut mengenai berbagai tahapan editorial. Mengedit Peran (Editing Roles) Memilih panah biru di sebelah kiri nama peran akan menampilkan tautan Edit. Mengklik tautan tersebut akan membuka jendela pengeditan. Permission Level (Tingkat Izin): Menunjukkan sejauh mana pengguna dengan peran tersebut dapat melakukan tindakan pada setiap tahap. Tingkat Journal Assistant memungkinkan pengguna berkomunikasi dengan pengguna lain serta mengunggah dan merevisi file. Role Name (Nama Peran): Gunakan kolom ini untuk mengubah nama peran dengan mudah. Abbreviation (Singkatan): Setiap peran harus memiliki singkatan yang unik. Stage Assignment (Penugasan Tahap): Memungkinkan Anda menentukan tahap editorial mana yang dapat diakses oleh pengguna dengan peran tersebut. Role Options (Opsi Peran): Gunakan kotak centang ini untuk menampilkan pengguna dengan peran tersebut dalam daftar kontributor (misalnya daftar penulis), serta menentukan apakah pengguna dapat mendaftarkan diri (self-register) untuk peran tersebut. Peran Author dan Reviewer merupakan kandidat yang baik untuk pendaftaran mandiri. Sebaliknya, Anda tidak disarankan mengizinkan pengguna mendaftarkan diri sebagai Journal Manager atau Editor. Membuat Peran Baru (Creating New Roles) Gunakan tautan Create New Roles untuk membuka jendela yang memungkinkan Anda membuat peran baru untuk jurnal Anda, termasuk menentukan tahap editorial yang dapat diakses dan tingkat izin yang dimiliki peran tersebut. Setelah tombol Create New Role di pojok kanan atas kotak Current Roles dipilih, akan muncul jendela pop-up yang berisi formulir untuk membuat peran baru. Pada awalnya, yang wajib diisi hanyalah Permission Level (Tingkat Izin), Role Name (Nama Peran), dan Role Abbreviation (Singkatan Peran). Tingkat izin merupakan keputusan yang paling penting saat membuat peran baru karena akan menentukan kemampuan pengguna dengan peran tersebut dalam mengubah situs jurnal, menyelesaikan berbagai tugas, serta menggunakan OJS 3 secara umum. Tingkat izin tidak dapat diubah setelah peran dibuat dan akan terkunci, kecuali peran tersebut dihapus lalu dibuat ulang. Terdapat tujuh tingkat izin (permission roles) yang tersedia secara default dalam OJS 3: ●      Journal Manager: Satu tingkat di bawah Site Administrator. Memiliki akses penuh ke bagian-bagian OJS 3 yang dibahas dalam panduan ini, termasuk mengubah proses submission, tampilan situs web, pengaturan workflow, mengelola pengguna dan peran, serta memberikan tugas kepada semua peran lainnya. ●      Editor: Mengawasi proses review, penyuntingan, dan publikasi, tetapi tidak memiliki akses ke pengaturan situs web serta tidak dapat mengubah pengaturan workflow atau template/formulir. ●      Assistant: Dapat berkomunikasi dengan pengguna lain serta mengunggah dan merevisi file. ●      Author: Dapat mengirimkan naskah dan memantau perkembangan submission dengan masuk ke situs jurnal. ●      Reviewer: Meninjau submission setelah diberi tugas review oleh Journal Manager atau Editor. ●      Reader: Hanya dapat mengakses konten, tetapi tidak dapat mengedit apa pun atau mengakses fungsi administratif. ●      Subscription Manager: Mengelola pengaturan akses situs dan pengaturan langganan jurnal. Setelah tingkat izin ditentukan serta nama dan singkatan peran dibuat, Anda dapat menetapkan sementara tahapan editorial yang akan melibatkan peran baru tersebut. Kotak yang Anda centang pada bagian Stage Assignment akan menjadi tahapan yang dapat diaktifkan atau dinonaktifkan di sebelah kanan Role Name pada kotak Current Roles, dan pengaturannya dapat diubah kapan saja. Terakhir, tersedia tiga Role Options. Pada bagian ini, Anda dapat menentukan apakah peran tersebut akan ditampilkan dalam daftar kontributor, serta memberikan dua izin khusus tambahan. Jika peran memiliki tingkat izin Journal Manager atau Editor, sebaiknya jangan mengizinkan pendaftaran mandiri (self-registration), karena pengguna anonim dapat mendaftar sebagai peran tersebut dan memperoleh akses administratif yang lebih besar dari yang seharusnya. Opsi terakhir pada bagian ini juga akan membatasi kemampuan peran baru, karena keputusan akhir tetap memerlukan peninjauan dan persetujuan dari seorang Editor atau Journal Manager.

Pengguna dan Peran (Users and Roles) / Opsi Akses Situs (Site Access Options)

Halaman ini memungkinkan Anda menentukan bagaimana pembaca dapat mengakses jurnal Anda. ●      Additional Site and Article Access Restrictions (Pembatasan Tambahan Akses Situs dan Artikel): Pilih salah satu opsi yang tersedia untuk membatasi akses ke situs atau artikel. ●      User Registration (Pendaftaran Pengguna): Opsi ini memungkinkan Anda menentukan apakah pengguna dapat membuat akun mereka sendiri atau harus didaftarkan oleh Journal Manager. Mengizinkan pengguna untuk mendaftarkan diri sendiri, tetapi hanya sebagai Author, Reviewer, atau Reader, merupakan pilihan yang baik